Raus aus der Praxismanagement-Insuffizienz: Das 5W-Prinzip

❓Worum es geht

Kleine Fehler haben oft große Auswirkungen. Viele kleine Fehler führen in die Praxismanagement-Insuffizienz. Ein Beispiel für einen solchen „small bug“ mit weitreichenden Konsequenzen ist die in Praxismanagement-Betriebsvergleichen immer wieder in Haus- und Facharztpraxen zu identifizierende, die Effizienz erheblich mindernde Schwäche, Aufgaben und Tätigkeiten so eindeutig zu beschreiben und zuzuordnen, dass es keiner weiteren Fragen oder Erklärungen bei der Umsetzung bedarf und dass die Realisierung auch zum angestrebten Ergebnis führt.

➡️ Die Praxismanagement-Insuffizienz (PMI)

Ist das Praxismanagement nicht geeignet, den Praxisbetrieb so zu gestalten, dass er den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI). Grund für ihr Auftreten ist, dass

die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch oder
ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Hierdurch entsteht ein Vakuum, denn interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit werden nicht adäquat erfüllt.

➡️ Die PMI und ihre Folgen für Arztpraxen

Art und Intensität der Auswirkungen einer PMI sind je Praxisbetrieb in Abhängigkeit von den jeweiligen Ursachen und ihren Ausprägungen verschieden, am häufigsten ergeben sich folgende fünf generelle Konsequenzen:

1️⃣ Die Patientenversorgung und -betreuung sind schlechter als es eigentlich möglich wäre, denn die medizinische Leistung kommt nicht in vollem Umfang den Patienten zugute. Beispielsweise unterbrechen Ärzte, die unter Zeitdruck stehen, die Symptom-Schilderungen ihrer Patienten bereits nach wenigen Sekunden und treffen Entscheidungen, ohne alle Fakten zu kennen. Hinzu kommen Informations- und Kommunikations-Defizite bei der Kooperation mit anderen Leistungsanbietern.

2️⃣ Die Arbeitsbelastung des Teams ist größer als notwendig, es wird viel und lange gearbeitet, das Arbeitsergebnis ist aber im Vergleich dazu nur unterdurchschnittlich, da die Arbeit nicht zu bewältigen ist. Effizienz und Produktivität des Praxisteams sind eingeschränkt, es entsteht ein Hamsterrad-Effekt. Das Personal entwickelt im Zeitablauf zwar Mechanismen, mit der PMI und ihren Folgen umzugehen, diese punktuellen Nachbesserungen lösen aber nicht die Grundprobleme. In einigen Fällen verstärken sie die negativen PMI-Auswirkungen sogar noch.

3️⃣ Die PMI schränkt generell die Leistungsfähigkeit und Entwicklungs-Möglichkeiten einer Praxis ein, denn wichtige Tätigkeiten kommen zu kurz, da für sie keine Zeit ist (z. B. Qualifizierung der MFA, Umsetzung von notwendigen Veränderungen etc.), Flexibilität und Reagibilität sinken ebenso wie die Arbeitsmotivation.

4️⃣ Die Bewertung der Praxisleistung verschlechtert sich durch eine sukzessiv wachsende Unzufriedenheit der Patienten, die Weiterempfehlungsbereitschaft sinkt ebenfalls.

5️⃣ Das Praxisergebnis entspricht nicht den Möglichkeiten.

➡️ Die Prävalenz der PMI

Etwa 2/3 der deutschen Arztpraxen sind von der PMI in unterschiedlichen Ausmaßen und Ausprägungen betroffen. Diese große Anzahl resultiert aus der Tatsache, dass Haus- und Fachärzte im Durchschnitt 50% des Best Practice-Standards in ihren Betrieben nicht umsetzen. Die validierte Leitlinie beschreibt alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die in den Aktionsbereichen Planung, Marktforschung, Organisation, Führung, Patientenbetreuung, Marketing und Controlling für eine auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierende Arbeit unerläßlich sind.

➡️ Das 5W-Prinzip

Zu diesen Regelungen zählt auch die richtige Zuordnung von Aufgaben und Tätigkeiten. Sie ist ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Betrieb einer Arztpraxis. Ein strukturiertes System für die Aufgabenverteilung optimiert die Arbeitsabläufe und verbessert die Patientenbetreuung. Hier kommt das Prinzip „Wer – Was – Mit wem – Wann – Wie?“ zum Einsatz.

📌 Wer?

Das „Wer“ klärt, welches Teammitglied konkret für eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit zuständig ist. Dass vermeidet Verwirrung und stellt sicher, dass jede Aufgabe klar einem Verantwortlichen zugeordnet ist.

📌 Was?

„Was“ identifiziert die spezifische Aufgabe oder Tätigkeit, die erledigt werden muss. Ob es sich um administrative Aufgaben, Patientenbetreuung oder medizinische Verfahren handelt, eine klare und verständliche Definition ist entscheidend.

📌 Mit wem?

Hier wird, in Abhängigkeit von der Aufgabe, festgelegt, mit welchen anderen Teammitgliedern oder externen Partnern die verantwortliche Person in Kontakt treten sollte.

📌 Wann?

Diese Frage gibt den Zeitrahmen für die Vollendung der Aufgabe an. Durch das Festlegen einer Frist oder eines Zeitpunkts wird eine effiziente Planung und Priorisierung ermöglicht.

📌 Wie?

Das „Wie“ beantwortet die Frage nach dem Verfahren oder der Methode, die für die Ausführung der Aufgabe verwendet werden soll. Dies bietet die Gelegenheit, Best Practices zu implementieren und die Effizienz zu steigern.

➡️ Anwendungsfall Patienten-Empfang

Wer ist für die Erstkontakt mit dem Patienten verantwortlich
Was sind die zu sammelnden Informationen?
Mit wem müssen diese Informationen geteilt werden?
Wann sollte dies geschehen?
Wie wird die Information erfasst und gespeichert?

➡️ Vorteile der Implementierung des Prinzips

Durch die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten werden Aufgaben schneller und effektiver erledigt.
Die Qualität der Patientenbetreuung erhöht sich.
Das Vorgehen minimiert das Risiko von Fehlern und Missverständnissen innerhalb des Teams.

‼️Fazit

Das „Wer – Was – Mit wem – Wann – Wie?“-Prinzip ist ein leistungsstarkes Tool für die strukturierte und effiziente Aufgabenzuordnung in der Arztpraxis. Durch seine Implementierung können Praxen ihren Workflow optimieren, die Teamkommunikation verbessern und letztlich die Qualität der Patientenversorgung erhöhen. Mit minimalen Anpassungen kann dieses Prinzip an die spezifischen Bedürfnisse jeder Praxis angepasst werden, was es zu einer wertvollen Ressource für das Praxismanagement macht.

📕 Niedergelassene Ärzte, die sich für den Best Practice-Standard und die Ausrichtung der eigenen Praxisarbeit an dieser Leitlinie interessieren, finden alle Informationen hierzu in der Publikation “Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte – Methode, Anwendung und Nutzen”.