Wer von einer Untersuchung der Praxisorganisation hört, verbindet damit schnell einen gewissen Aufwand. Termine müssen abgestimmt, Gespräche geführt, Abläufe erläutert oder Beobachtungen während des Praxisbetriebs ermöglicht werden. Für niedergelassene Ärzte ist das nicht nur eine Frage der Zeit. Jede zusätzliche Aktivität, die während der Sprechstunde in die Praxis eingreift, verändert zumindest vorübergehend genau den Alltag, der eigentlich betrachtet werden soll.
Der Organisations-Referenzvergleich (ORV) geht deshalb einen anderen Weg. Die Erhebung erfolgt ohne Vor-Ort-Termin mithilfe standardisierter Erhebungsunterlagen.
Das klingt zunächst nach einer organisatorischen Vereinfachung. Methodisch steckt jedoch mehr dahinter.
Informationen dort erfassen, wo sie entstehen
Eine Praxisorganisation wird nicht an einem einzelnen Arbeitsplatz sichtbar. Der Praxisinhaber kennt ihre Regelungen und organisatorischen Entscheidungen, die Medizinischen Fachangestellten erleben deren Umsetzung im täglichen Betrieb, Patienten nehmen die für sie sichtbaren Ergebnisse wahr.
Diese drei Perspektiven werden im ORV getrennt erfasst. Nicht durch Interviews und auch nicht durch die Interpretation eines externen Beobachters, sondern durch standardisierte Angaben der Beteiligten selbst.
Damit bleibt jede Informationsquelle zunächst bei dem, was sie tatsächlich beurteilen kann. Der Praxisinhaber beschreibt seine organisatorische Situation aus Leitungssicht. Die Medizinischen Fachangestellten dokumentieren ihre Erfahrungen mit der täglichen Zusammenarbeit und den Arbeitsbedingungen. Patienten bewerten diejenigen Aspekte, denen sie während ihres Praxiskontakts begegnen.
Gerade für den Praxisinhaber hat diese Form der Erhebung einen praktischen Vorteil: Er muss seine Organisation niemandem zunächst erklären, damit daraus anschließend eine Bewertung entsteht. Die Angaben werden innerhalb eines vorgegebenen Rahmens erhoben und unmittelbar der späteren Referenzauswertung zugänglich gemacht.
Standardisierung ist mehr als Vereinfachung
Dass alle teilnehmenden Praxen mit denselben Erhebungsgrundlagen arbeiten, ist Voraussetzung für den Referenzvergleich.
Würde ein Berater in jeder Praxis andere Fragen stellen, Beobachtungsschwerpunkte verändern oder Gespräche situationsabhängig vertiefen, könnten daraus durchaus wertvolle Einzelanalysen entstehen. Für einen Vergleich mit empirischen Referenzwerten wäre ein solches Vorgehen jedoch nur eingeschränkt geeignet.
Referenzinformationen benötigen Vergleichbarkeit.
Deshalb werden im ORV organisatorische Merkmale innerhalb eines standardisierten Rahmens dokumentiert. Erst dadurch lassen sich die Angaben einer einzelnen Praxis mit dem Best-Practice-Referenzstandard und mit dem durchschnittlichen Umsetzungsgrad vergleichbarer Praxen der jeweiligen Fachgruppe in Beziehung setzen.
Die Standardisierung dient also nicht in erster Linie dazu, die Untersuchung möglichst einfach zu machen. Sie schafft die methodische Voraussetzung dafür, dass aus individuellen Angaben Referenzinformationen entstehen können.
Kein externer Beobachter im Praxisalltag
Auch die Durchführung ohne Vor-Ort-Termin hat neben dem geringeren organisatorischen Aufwand eine zweite Bedeutung.
Sobald eine externe Person Abläufe beobachtet, Gespräche führt oder Mitarbeitende während ihrer Arbeit begleitet, entsteht eine besondere Untersuchungssituation. Menschen wissen, dass sie beobachtet werden. Fragen können Hinweise darauf geben, worauf der Untersucher besonderes Gewicht legt. Gesprächssituationen entwickeln eine eigene Dynamik.
Ein standardisiertes Erhebungsverfahren vermeidet einen wesentlichen Teil dieser Einflüsse. Es wäre allerdings zu weitgehend, von einer vollständig unbeeinflussten Erhebung zu sprechen. Auch Selbstauskünfte beruhen auf individuellen Wahrnehmungen und Einschätzungen.
Für den ORV ist etwas anderes entscheidend: Die Angaben entstehen ohne unmittelbare Interpretation oder Intervention eines Beraters während ihrer Erhebung.
Das entspricht auch der Funktion des Verfahrens. Der ORV soll nicht beraten, beobachten oder in den Praxisbetrieb eingreifen. Er soll Referenzinformationen bereitstellen.
Durchführung ohne eigenes Beratungsprojekt
Für den Praxisinhaber stellt sich bei jedem zusätzlichen Verfahren letztlich eine sehr praktische Frage: Was bedeutet das für meinen Praxisbetrieb?
Beim ORV bleibt die Durchführung bewusst begrenzt. Die standardisierten Erhebungsunterlagen werden innerhalb der Praxis bearbeitet und anschließend zur Auswertung übermittelt. Ein Vor-Ort-Termin ist nicht erforderlich.
Dadurch muss die Praxis für die Durchführung weder einen externen Beratungstag organisieren noch Arbeitsabläufe auf die Anwesenheit eines Untersuchers abstimmen. Der Zeitpunkt der Erhebung kann an die eigene Praxissituation angepasst werden.
Gerade darin unterscheidet sich ein Referenzverfahren von einer klassischen Organisationsberatung. Eine Beratung benötigt häufig Kommunikation zwischen Berater und Praxis, weil Zusammenhänge geklärt, Ursachen interpretiert und Maßnahmen entwickelt werden sollen.
Der ORV verfolgt diesen Anspruch nicht.
Er erhebt standardisierte Angaben, setzt sie in Beziehung zu definierten Referenzen und stellt die daraus gewonnenen Referenzinformationen dem Praxisinhaber zur Verfügung.
Standardisierung begrenzt bewusst
Ein standardisiertes Verfahren kann nicht jede Besonderheit einer Praxis abbilden. Das ist keine methodische Schwäche, sondern eine Konsequenz seiner Aufgabe.
Eine individuell geführte Beratung kann beispielsweise ausführlich untersuchen, warum eine bestimmte Terminregelung entstanden ist, welche personellen Voraussetzungen dazu geführt haben oder welche Alternativen denkbar wären. Der ORV beantwortet eine andere Frage: Wie ist die vorhandene organisatorische Ausgestaltung gegenüber den zugrunde gelegten Referenzen einzuordnen?
Diese Begrenzung ist wichtig.
Denn erst sie ermöglicht die klare Trennung zwischen Referenzinformation und Empfehlung.
Der Bericht muss nicht erklären, warum eine Praxis einen bestimmten Referenzwert erreicht. Er muss auch nicht entscheiden, welche Konsequenzen daraus zu ziehen sind. Seine Aufgabe besteht darin, den organisatorischen Status anhand nachvollziehbarer Bezugspunkte sichtbar zu machen.
Damit bleibt die Interpretation dort, wo auch die organisatorische Verantwortung liegt: beim Praxisinhaber.
Ein Verfahren, das sich in den Praxisalltag einfügt
Für einen niedergelassenen Arzt ist eine methodisch interessante Untersuchung wenig hilfreich, wenn ihre Durchführung selbst zu einem größeren Organisationsprojekt wird. Referenzinformationen sollten verfügbar sein, ohne den Praxisbetrieb unnötig zu verändern.
Die standardisierte Erhebung ohne Vor-Ort-Termin folgt genau diesem Gedanken.
Sie verbindet zwei Anforderungen, die zunächst unterschiedlich erscheinen: einen überschaubaren Aufwand für die Praxis und die Vergleichbarkeit der erhobenen Angaben. Beides gehört zusammen. Denn ein Referenzverfahren kann nur dann im Praxisalltag sinnvoll eingesetzt werden, wenn seine Durchführung praktikabel bleibt und seine Ergebnisse zugleich auf einer einheitlichen methodischen Grundlage beruhen.
Der Organisations-Referenzvergleich versteht sich deshalb nicht als Intervention in die Praxisorganisation. Er dokumentiert deren gegenwärtigen Stand innerhalb eines standardisierten Rahmens und stellt diesen anschließend den entsprechenden Referenzen gegenüber.
Referenzinformationen benötigen keine Intervention in den Praxisalltag, sondern eine vergleichbare Datengrundlage.
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Transparenz
Dieser Beitrag wurde im Rahmen des Konzepts „Der zweite Denkraum“ unter Einsatz generativer Künstlicher Intelligenz entwickelt. KI dient dabei der Exploration von Fragestellungen, der Erweiterung von Perspektiven, der Generierung alternativer Formulierungen, der Mustererkennung sowie der intellektuellen Auseinandersetzung mit Ideen und Annahmen.
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