Worum es geht
Das Praxismanagement eine spielt als Transmitter der ärztlichen Kompetenz und der Praxis-Ressourcen in die Patientenversorgung einen entscheidende Rolle für die Effizienz und Qualität Leistung einer Arztpraxis. Trotz dieser Bedeutung eines gut durchdachten Praxismanagements zeigt sich in vielen Arztpraxen ein weit verbreitetes Phänomen: für auftauchende Probleme, die Praxisinhaber oder das Praxisteam zu lösen versuchen, werden oft nur Workarounds entwickelt. Dieses Vorgehen birgt eine Reihe gravierender Probleme, die sowohl die Praxisorganisation als auch die Patientenversorgung nachhaltig beeinträchtigen.
Oberflächliche Problemlösung
Ein zentrales Problem von Workarounds besteht darin, dass diese nur die Symptome eines tieferliegenden Problems behandeln, nicht jedoch die Ursache. Indem lediglich an der Oberfläche gearbeitet wird, bleibt das eigentliche Problem bestehen und kann im Laufe der Zeit zu größeren Komplikationen führen. Es entsteht ein Kreislauf aus symptomorientierten Lösungen, der langfristig ineffektiv ist und die Praxisressourcen strapaziert.
Erhöhtes Risiko für Fehler und Ineffizienz
Workarounds, die schnell und ohne fundierte Analyse eingeführt werden, erhöhen das Risiko für Fehler und ineffiziente Abläufe. Diese Lösungen sind meist nicht umfassend durchdacht und können neue, unvorhergesehene Problemen verursachen. In einer Haus- oder Facharztpraxis, in der Präzision und Zuverlässigkeit essenziell sind, haben solche Fehlerketten schwerwiegende Konsequenzen für die Patientenversorgung und die Reputation der Praxis haben.
Belastung der Mitarbeiter
Die Nutzung von Workarounds erhöht die Arbeitsbelastung des Praxisteams erheblich. Mitarbeiter müssen sich ständig an provisorische Lösungen anpassen, was Stress und Frustration verursacht. Darüber hinaus wird wertvolle Zeit und Energie auf die Verwaltung und Anpassung dieser Workarounds verwendet, anstatt auf die eigentliche Patientenversorgung und Weiterentwicklung der Praxisprozesse.
Unzureichende Nutzung der Ressourcen
Praxisressourcen, seien es finanzielle Mittel, Zeit oder personelle Kapazitäten, werden durch Workarounds ineffizient genutzt. Anstatt in dauerhafte, durchdachte Lösungen zu investieren, werden Ressourcen in temporäre Maßnahmen gesteckt, die immer wieder erneuert oder angepasst werden müssen. Das hemmt auch das Wachstum und die Weiterentwicklung der Praxis.
Behinderung der Innovationsfähigkeit
Ein weiteres bedeutendes Problem ist die Hemmung der Innovationsfähigkeit innerhalb der Praxis. Wenn ständig auf Workarounds zurückgegriffen wird, fehlen die Anreize und die Notwendigkeit, tiefgreifendere und innovativere Lösungen zu generieren. So bleibt die Praxis langfristig hinter den Entwicklungen und Best Practices zurück und hält nicht mit den neuesten Standards und Technologien Schritt.
Kommunikations- und Koordinationsprobleme
Workarounds beeinträchtigen die Kommunikations- und Koordinationsprozesse innerhalb einer Praxis erheblich. Provisorische Lösungen sind oft nicht ausreichend dokumentiert oder standardisiert, woraus Missverständnisse und eine mangelnde Koordination zwischen den Teammitgliedern resultiert. Das erschwert die Zusammenarbeit und reduziert die Effizienz der Praxis weiter.
Fehlende Kontinuität in der Patientenversorgung
Ein weiteres zentrales Problem ist die fehlende Kontinuität in der Patientenversorgung. Workarounds sind oft temporärer Natur und können bei Veränderungen im Praxisteam oder bei Ausfällen von Schlüsselpersonen zusammenbrechen. Das verursacht Unterbrechungen in der Patientenversorgung und mindert das Vertrauen der Patienten in die Praxis nachhaltig.
Mangelnde Datenintegration und Analyse
Bei Nutzung einfacher kann es dazu kommen, dass wichtige Daten nicht systematisch erfasst und analysiert werden. Ohne eine gründliche Analyse der systemischen Ursachen von Problemen fehlt es aber an wertvollen Einblicken und Informationen, die für die kontinuierliche Verbesserung und strategische Planung der Praxis entscheidend sind. Dadurch wird das volle Potenzial der Praxisdaten nicht ausgeschöpft.
Erhöhter Administrationsaufwand
Workarounds erhöhen den Administrationsaufwand in der Praxis spürbar. Anstatt stabile und effiziente Prozesse zu etablieren, müssen immer wieder neue provisorische Maßnahmen eingeführt und verwaltet werden. Das lenkt die Aufmerksamkeit von den Kernaufgaben der Patientenversorgung ab.
Langfristige negative Auswirkungen auf die Praxisreputation
Schließlich können kontinuierliche Workarounds langfristig auch die Reputation der Praxis schädigen. Patienten erwarten eine hohe Qualität der Versorgung und professionelle Praxisorganisation. Ständige provisorische Lösungen und die daraus resultierenden Probleme erschüttern das und schlagen sich in negativen Bewertungen und Empfehlungen nieder.
Fazit und Lösung
Die Anwendung von Workarounds ohne systemische Ursachenanalyse in Arztpraxen führt zu einer Vielzahl von negativen Konsequenzen. Oberflächliche Problemlösungen, erhöhte Fehler- und Ineffizienz-Risiken, Mitarbeiterbelastung, unzureichende Ressourcen-Nutzung, Innovations-Hemmung, Kommunikationsprobleme, fehlende Kontinuität in der Patientenversorgung, mangelnde Datenintegration, erhöhter Administrationsaufwand und langfristige Reputations-Schäden sind nur einige der gravierenden Folgen. Vielmehr ist ein fundiertes und systematisches Praxismanagement unerlässlich, um diese Probleme zu vermeiden und eine hohe Qualität der medizinischen Versorgung sicherzustellen. Das Instrument, diesen Zustand herzustellen, ist ein Praxismanagement-Benchmarking zum Best Practice-Standard der holistischen Praxisführung. Diese validierte Leitlinie beschreibt alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die in den Aktionsbereichen der Praxisführung, von der Planung über Marktforschung, Organisation, Führung, Patientenbetreuung und Marketing bis zum Controlling, für eine auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierende Arbeit unerlässlich sind.
Praxisinhaber, die sich dafür interessieren, wie dieser Ansatz funktioniert und welche Vorteile er bietet, steht die Publikation “Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte – Methode, Anwendung und Nutzen” zur Verfügung. Sie ist als E-Book in allen Online-Bookstores erhältlich oder als PDF über den IFABS-Shop.
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