Ärztliches Zeitmanagement: Freiraum durch die Vermeidung von Mitarbeiter-Fragen

Worum es geht

Arbeitsanalysen zeigen, dass Praxisinhaber täglich mit einer Vielzahl von Mitarbeiter-Fragen konfrontiert werden, die – über den gesamten Arbeitsverlauf aggregiert – zu einem erheblichen Zeitaufwand führen. Hinzu kommt die fortwährende Ablenkung von der eigentlichen ärztlichen Tätigkeit. Die Vermeidung dieser Belastung ist ein wesentlicher Schritt in Richtung Stress-Reduktion und zeitlicher Freiheit.

Regeln sind erwünscht

Das Instrument hierfür sind innerbetriebliche Regeln und Prinzipien der Arbeitsgestaltung. Mit ihrer Hilfe lassen sich gut 90% der Rückfragen vermeiden.

Mitarbeiter-Befragungen belegen zudem, dass sich viele Mitarbeiterinnen klare, für das gesamte Praxisteam verbindliche Regeln wünschen, um das tägliche Miteinander und die Arbeitsweise besser zu strukturieren. Eine solche Regel würde etwa beschreiben, welche Anrufe während eines Patienten-Gesprächs zum Arzt durchgestellt werden dürfen, eine andere, wer für die Umsetzung welcher Aufgaben in welcher Qualität verantwortlich ist, wer welche Kompetenzen besitzt oder wie die Vertretungs-Regelung aussieht.

Ärzte setzen auf Eigeninitiative

Praxisinhaber, besonders in kleineren Praxisbetrieben, sind jedoch der Ansicht, dass die Mitarbeiterinnen diese Ordnung am besten selbst herstellen können / sollten, denn das Grundgerüst ergäbe sich ja – mehr oder weniger von selbst – aus den täglich anfallenden Arbeiten. Aber Team-Selbststeuerungen kommen schnell an ihre Grenzen, wenn unterschiedliche Fähigkeiten, Sichtweisen und Motivationen aufeinandertreffen. Hier bedarf es – wie die positiven Erfahrungen in Best Practice-Praxisbetrieben zeigen – eines für alle Helferinnen geltenden Werte- und Verhaltenskodexes.

Wenig Motivation durch Freiheit

Manche Mediziner verzichten auch aus motivatorischen Gründen auf die Festlegung von Strukturen, sie möchten ihr Personal nicht einengen oder gängeln. Aber die hieraus entstehenden Probleme und Konflikte überwiegen in ihrer negativen Wirkung bei Weitem den angestrebten positiven Effekt. Zudem widersprechen sich Regeln und Motivation nicht, wenn die Mitarbeiterinnen in die Entwicklung des Regelwerks eingebunden werden, es ihnen genügend „Luft zum Atmen“ bietet und alle nach den gemeinsam beschlossenen Vorgaben gleich behandelt werden.

Regelwerke im Wandel

Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass Arbeitsstrukturen zwar eine stabile, aber keine auf ewig festgeschriebene Grundlage sind. Eine regelmäßige Überprüfung ist somit unabdingbar. Deshalb sollte die Bedingungsfaktoren der Zusammenarbeit einen festen Platz in Teambesprechungen haben. So ist nicht nur gewährleistet, dass alle immer wieder an den Handlungsrahmen erinnert werden, sondern auch ihre persönlichen Sichtweisen einbringen können.

Hilfe für den Praxisalltag

Neben der Existenz von Regeln gibt es eine Vielzahl weiterer Instrumente, die die Funktionalität der Praxisarbeit sicherstellen und in ihrer Gesamtheit den Best Practice-Standard der Praxisführung bilden. Haus- und Fachärzte, die überprüfen möchten, ob ihre Tätigkeit dem Standard entspricht und ob ggf. noch ungenutzte Reserven existieren, Effizienz, Produktivität und Erfolg zu steigern, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung.