Haus- und Facharztpraxen: The power of indicators

Worum es geht

Ein komplexer werdender Handlungsrahmen, eine zunehmende Entscheidungs-Unsicherheit sowie die steigende Notwendigkeit einer effizienten und produktiven Praxisarbeit erfordert eine professionelle Steuerung des Praxismanagements. Mithilfe von Kennziffern funktioniert das problemlos.

Die Funktionen von Kennziffern

Kennziffern sind vor allem aus dem Finanzmanagement bekannt, aber auch das Praxismanagement lässt sich mit ihrer Hilfe steuern. Ihr Nutzen besteht darin, komplexe Sachverhalte komprimiert und anschaulich darzustellen. Das ermöglicht

• jederzeit den Status der Praxisführung zu bestimmen und zu optimieren,
• ihre Entwicklung im Zeitverlauf zu steuern und Fehlausrichtungen zu vermeiden sowie
• strategische Entscheidungen zu treffen.

Kennziffern aus dem Best Practice-Vergleich entwickeln

Der beste Ansatz zur Kennziffer-Bildung besteht darin, die qualitativen Beschreibungen zur Art und zum Umfang der für die Praxisführung eingesetzten Instrumente, Verfahren und Verhaltensweisen über Skalen zu transferieren und mit dem Best Practice-Standard als Referenzgröße zu vergleichen.

Zusätzliche Aussagekraft erhält man, wenn dem Praxismanagement (Input) Größen wie Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit zur Skizzierung der erzielten Output-Wirkungen gegenübergestellt werden. Die Output-Relationen berechnen sich hierbei als Verhältnis der durch den Instrumenteneinsatz erzielten Zufriedenheit in Relation zu den Anforderungen des Personals bzw. der Praxisbesucher. Über die Einteilung der Indikatoren-Ausprägungsgrade in Kategorien lassen sich Aussagen zur Umsetzungsqualität und zum Handlungsbedarf treffen.

Kennziffern sind dabei nicht nur für die Praxismanagement-Arbeit insgesamt, sondern auch für die einzelnen Aktionsbereiche wie Organisation, Führung oder Marketing ermittelbar. Das Instrument hierfür ist ein Praxismanagement-Betriebsvergleich.

Ein Beispiel

Die in einer Allgemeinarzt-Praxis unter Verwendung eines Betriebsvergleichs ermittelte Kennziffer Best Practice Score (BPS) liegt bei 48,4% (Maximum: 100%). Das bedeutet, dass das Team nur knapp 50 % der für einen reibungslos funktionierende Praxisbetrieb benötigten Instrumente und Verfahrensweisen einsetzt. Die Kennziffer fällt in das Kategorisierungs-Intervall „Manifest erkranktes Praxismanagement“ (der BPS liegt zwischen 40% und 60%). Werte dieser Klassifizierung indizieren ein durchschnittliches Praxismanagement-Leistungspotenzial mit deutlichen Erkrankungs-Symptomen – vor allem, je näher ein Wert zur unteren Intervall-Grenze angesiedelt ist -, die eine Veränderungsnotwendigkeit in sich tragen.
Die Kennziffer für die Betreuungsqualität der Patienten, der Patient Care Quality Score (PCQS), weist einen Wert von 41,7% auf und entspricht der Kategorie „Grenzwertige Betreuungsqualität“. In dieser Konstellation bezieht sich die Unzufriedenheit der Patienten auf eine Vielzahl verschiedener Aspekte. Werden keine Veränderungen vorgenommen, entwickelt sich eine Negativ-Spirale, die zu einem weiter sinkenden PCQS führen kann.
Da die Erhebung der Praxisdaten mit Best Practice-Katalogen erfolgt, können von den Kennziffern direkte Rückschlüsse auf die notwendigen Optimierungsansätze gezogen werden.

Branchen-Vergleich

Um das Praxismanagement detailliert zu analysieren und zu entwickeln, können Kennziffern-Vergleiche mit verschiedenen Maßstäben durchgeführt werden. Eine Option ist es, die Praxis-Scores mit den zugehörigen Durchschnittswerten aller Arztpraxen in einem Branchen-Vergleich zu spiegeln. So liegt der Branchen-BPS bei 53%, der zugehörige PCQS bei 61%.

Fachgruppen-Vergleich

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Praxisdaten in ein Verhältnis zum Durchschnitt der jeweils zugehörigen Fachgruppe zu setzen. Noch differenzierter wird es, wenn der Vergleich innerhalb der Fachgruppe auf Betriebe mit vergleichbarer Struktur fokussiert wird.

Einfach zum persönlichen Kennziffern-System

Haus- und Fachärzte, die ein Kennziffern-System zur Analyse, Steuerung und Entwicklung ihrer Praxisarbeit nutzen wollen, steht hierfür der Praxismanagement-Betriebsvergleich© zur Verfügung. Im Durchschnitt ermittelt das System zudem vierzig bislang ungenutzte Verbesserungs-Möglichkeiten der Praxisarbeit.