Worum es geht

Arbeitsdruck, Stress, Demotivation und Burn-out: Haus- und Fachärzte können mit einfach umzusetzenden Instrumenten und Maßnahmen dieser Negativ-Spirale entgehen. Die Lösung: ein ganzheitlich optimiertes Zeitmanagement, das substanzielle Handlungs-Spielräume erschließt.

Ärzte sind Herr ihrer Zeit, nicht Diener

Wenn Haus- und Fachärzte sich intensiver mit der Einteilung ihrer Zeit und der Schaffung von Freiräumen beschäftigen möchten, sollten sie sich zu Beginn einer Voraussetzung bewusst sein: anders als Angestellte verfügen sie über den entscheidenden Vorteil, dass sie den Ihnen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen und dessen Nutzung weitgehend selbst steuern können. Das klingt angesichts der zunehmenden Anzahl von Medizinern, die das Gefühl haben, unter akutem Zeitstress zu stehen, zunächst merkwürdig und unlogisch, beschreibt aber die Realität. Jeder Arzt hat, u. U. zusammen mit einem oder mehreren Partnern, Entscheidungen zu Sprechzeiten, Bestellsystem, Leistungsangebot, Personal, Räumen und Geräten sowie zur Art der Zusammenarbeit getroffen, aus denen eine gesamtzeitliche Disposition seines Arbeitsalltags entstanden ist. Hinzu kommen natürlich auch nicht beeinflussbare Größen wie administrative Vorgänge, die bei ihrer Zeitverwendung zu berücksichtigen sind.

Zeitdruck entsteht aus Fehlentscheidungen

Vergleicht man struktur- und leistungsgleiche Praxisbetriebe, deren Inhaber und Teams über Zeitdruck, -Not oder gar -Stress klagen, mit solchen, die derartige Probleme nicht kennen, zeigt sich, dass Probleme vorwiegend durch Fehlentscheidungen im Rahmen des Zeitmanagements entstehen. Diese können

• das persönliche Zeitmanagement der Ärzte betreffen, d. h. die Instrumente und Techniken ihres Umgangs mit der Zeit, aber auch
• Fehler im Rahmen des Praxis-Zeitmanagements, wenn z. B. Medizinische Fachangestellte Fehlentscheidungen zur Zeitverwendung (Beispiel: häufiges „Einschieben“ unangemeldeter Patienten) treffen, die dann die persönliche Nutzungsmöglichkeit der Arzt-Zeit negativ beeinflussen.

Aus diesem Grund muss für einen optimierten Umgang mit dem knappen Faktor „Zeit“ das ganzheitliche Zeitmanagement als Summe des persönlichen und des Praxis-Zeitmanagements betrachtet werden.

So funktioniert ein professionelles Zeitmanagement

Das Manual „Free up your time! Die wichtigsten Best Practices für niedergelassene Ärzte zur Schaffung zeitlicher Freiräume“ zeigt niedergelassenen Ärzten, wie sie mit einfach umzusetzenden Instrumenten und Maßnahmen ihr Zeitmanagement ganzheitlich optimieren und bislang ungenutzt Spielräume erschließen können.

Medical time and self-management: the liberating blow

What it’s all about

Work pressure, stress, demotivation and burn-out: general practitioners and specialists can escape this negative spiral with easy-to-implement tools and measures. The solution: holistically optimised time management that opens up substantial scope for action.

Physicians are masters of their time, not servants

If general practitioners and specialists want to deal more intensively with the management of their time and the creation of free space, they should be aware of one prerequisite at the outset: unlike employees, they have the decisive advantage that they can largely control the time frame available to them and how it is used. This sounds strange and illogical at first in view of the increasing number of doctors who feel they are under acute time stress, but it describes the reality. Every doctor, possibly together with one or more partners, has made decisions on consultation times, ordering system, range of services, staff, rooms and equipment, as well as on the type of cooperation, from which a total time disposition of his or her daily work has emerged. In addition, of course, there are also variables that cannot be influenced, such as administrative processes, which have to be taken into account when allocating time.

Time pressure arises from wrong decisions

If one compares structurally and performance-equivalent practices, whose owners and teams complain about time pressure, distress or even stress, with those that do not experience such problems, it becomes apparent that problems mainly arise from wrong decisions in the context of time management. These can

• the doctors‘ personal time management, i.e. the tools and techniques they use to manage their time, but also
• errors in practice time management, e.g. when medical assistants make wrong decisions on the use of time (e.g. frequent „pushing in“ of unannounced patients), which then negatively influence the personal use of the doctor’s time.

For this reason, holistic time management must be considered as the sum of personal and practice time management for an optimised handling of the scarce factor „time“.

How professional time management works

The guidebook „Free up your time! The most important best practices for physicians in private practice to create time freedom“ shows physicians in private practice how they can optimise their time management holistically with easy-to-implement instruments and measures and how they can open up previously unused scope.