Worum es geht

Die Organisation fungiert als Transmitter der medizinischen ärztlichen Kompetenz und der Tätigkeiten der Medizinischen Fachangestellten in die konkrete Versorgung der Patienten. Von der Qualität ihrer Gestaltung hängt es ab, wie umfassend das Können der Ärzte und die Fähigkeiten des Personals den Patienten in Form umfassender Hilfestellungen zuteil werden. Darüber hinaus bestimmt sie, wie schnell Praxisteams auf Veränderungen jeglicher Art reagieren, diese implementieren und von ihrem Nutzen profitieren können. Doch viele Praxen leiden unter einer ausgeprägten Organisations-Insuffizienz

Kranke Systeme

Sind die von Praxisteams ausgewählten Regelungen der Organisation nicht geeignet, die Arbeit so zu gestalten, dass sie den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Organisations-Insuffizienz. Grund für ihr Auftreten ist, dass

• die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch bzw.
• ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Die Best Practice-Leitlinie

Eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation basiert auf der Umsetzung des Best Practice-Standards, d.h. dem systematischen Einsatz betriebswirtschaftlicher Methoden, Instrumente und Verhaltensweisen, die gewährleisten, dass interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit erfüllt werden.

Je weniger Best Practice-Standardelemente eingesetzt werden, desto ausgeprägter ist die Organisations-Insufizienz eines Praxisbetriebes:

• in Arztpraxen werden gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 46,8% der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt (Organizing Quality Score),
• die hieraus resultierende Patientenzufriedenheit erfüllt lediglich 58,3% der Anforderungen und Wünsche (Organizing Impact Score)
• und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig organisatorische Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen.

Die niedrigen Umsetzungs- und Wirkungsquoten haben erhebliche Auswirkungen auf die Qualität der Patientenversorgung, aber auch auf die Effizienz und die Produktivität der Arbeitsprozesse sowie vor allem auf die Zukunftssicherung der Arztpraxen, denn

• 80% der Anlässe, die Hektik, Stress und Ärger in Arztpraxen verursachen, beruhen auf organisatorischen Defiziten,
• 60% der Gründe, die Patienten an Arztpraxen kritisieren, beziehen sich auf organisatorische Probleme,
• erst 32% aller Ärzte haben bislang eine Organisationsanalyse durchgeführt,
• bis zu 25% ist der Praxisgewinn durchschnittlich durch eine umfassende Organisations-Optimierung steigerbar,
• 52% verbessert sich im Mittel die Weiterempfehlungsbereitschaft der Patienten (Basis: NPS)
• 46% die Zufriedenheit,
• knapp 20 Verbesserungsmöglichkeiten für Strukturen und Abläufe finden sich durchschnittlich in jeder Praxis.

Tipps für eine funktionierende Organisationen

Festzuhalten bleibt: unabhängig davon ob es Praxisinhabern und ihren Teams darum geht, akut den Arbeitsdruck zu senken, mittelfristig die Effizienz und die Patientenzufriedenheit zu steigern oder langfristig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und den Praxiserfolg zum sichern, stets ist die Praxisorganisation eine zentrale Stellgröße, diese Ziele auch umzusetzen.

Hinzu kommt, dass der Grad ihrer Funktionalität für Patienten ein wichtiger Parameter zur Bewertung der Leistungsqualität von Arztpraxen geworden ist.

Das Manual „100 Best Practice-Tipps für eine noch bessere Praxisorganisation“ unterstützt Haus- und Fachärzte sowie ihre Teams mit praktischen, alltagsbewährten Tipps für eine reibungslos funktionierende Organisation. Sie stammen zum größten Teil von niedergelassenen Ärzten, die ihre Betriebe Best Practice-orientiert entwickelt haben und werden ergänzt durch grundlegende, Organisations-fördernde Erkenntnisse aus Praxisanalysen. Alle Tipps geben Ihnen Anhaltspunkte, wie Sie mit guter Organisation Zeit und Kosten sparen können, die Produktivität erhöhen, eine bessere Arbeitsqualität (Stichwort: Work-Life-Balance) erreichen und insgesamt erfolgreicher sind.

Unlocking Potentials: Actively combating organisational insufficiency in GP and specialist practices.

What it is all about

The organisation functions as a transmitter of the medical competence of physicians and the activities of medical assistants into the concrete care of patients. The quality of its design determines how comprehensively the skills of the doctors and the abilities of the staff are made available to the patients in the form of comprehensive assistance. It also determines how quickly practice teams can react to changes of any kind, implement them and benefit from them. But many practices suffer from a pronounced organisational insufficiency.

Sick systems

If the organisational arrangements chosen by practice teams are not suitable for organising work in such a way that it meets the demands of everyday work and functions smoothly in principle, this is known as organisational insufficiency. The reason for its occurrence is that

• the selection of precautions taken and measures implemented is incomplete and / or incorrect, or
• their implementation is inadequate and / or faulty.

The Best Practice Guideline

A smoothly functioning practice organisation is based on the implementation of the best practice standard, i.e. the systematic use of business methods, instruments and behavioural patterns that ensure that internal and external requirements for practice work are met.

The fewer best practice standard elements are used, the more pronounced is the organisational insufficiency of a practice:

• in medical practices, on average only 46.8% of the regulations and instruments necessary for a smoothly functioning practice organisation are currently used – across all speciality groups and practice forms or sizes (Organising Quality Score),
• the resulting patient satisfaction meets only 58.3% of the requirements and wishes (Organising Impact Score)
• and even in practices where the teams do not acutely feel any impairment of their work, there are often organisational risk factors that lead to problems in the medium to long term.

The low implementation and impact rates have a significant impact on the quality of patient care, but also on the efficiency and productivity of work processes and, above all, on securing the future of medical practices, because

• 80% of the occasions that cause hecticness, stress and annoyance in medical practices are based on organisational deficits,
• 60% of the reasons patients criticise doctors‘ practices are related to organisational problems,
• only 32% of all doctors have carried out an organisational analysis so far,
• up to 25% of practice profits can be increased on average by comprehensive organisational optimisation,
• 52% on average the willingness of patients to recommend the practice to others improves (basis: NPS)
• 46% satisfaction,
• on average, almost 20 opportunities for improving structures and processes can be found in each practice.

Tips for a functioning organisation

It remains to be said: regardless of whether practice owners and their teams are concerned with acutely reducing work pressure, increasing efficiency and patient satisfaction in the medium term or being able to react flexibly to changes in the long term and ensure the success of the practice, the practice organisation is always a central parameter for implementing these goals.

In addition, the degree of its functionality for patients has become an important parameter for assessing the quality of performance of medical practices.

The manual „100 Best Practice Tips for an Even Better Practice Organisation“ supports general practitioners and specialists as well as their teams with practical, tried and tested tips for a smoothly functioning organisation. Most of the tips come from doctors in private practice who have developed their businesses in a best-practice-oriented way and are supplemented by fundamental, organisation-promoting findings from practice analyses. All tips give you clues as to how you can save time and costs with good organisation, increase productivity, achieve a better quality of work (keyword: work-life balance) and be more successful overall.