Worum es geht
Keine Klage ist in Arzt-Kreisen so weitverbreitet wie die über mangelnde Zeit. Doch abgesehen von Situationen dramatischer Personal-Unterbesetzung wäre sie obsolet, wenn die Praxisinhaber und ihre Mitarbeiterinnen ihre Zeitverwendung professionell managen würden.
Gründe für „Zeitmangel“
Patientenbetreuung, Administration, Umsetzung notwendiger Veränderungen, Test von Innovationen und Privatleben: Ärzte und MFA klagen immer wieder über zu wenig Zeit. Analysen zeigen jedoch, dass ein Drittel der zur Verfügung stehenden Zeit in Arztpraxen durch Fehljustierungen des Managements regelrecht verschwendet wird. Vier Gründe sind hierfür verantwortlich:
Fehlende Transparenz
Die meisten Ärzte und Mitarbeiterinnen meinen zu wissen, welche Tätigkeiten sie ausführen und wie lange sie hierfür benötigen. Wird das Tagespensum jedoch dokumentiert, zeigen sich gravierende Unterschiede zwischen Annahmen und Realität. Doch wer diesen Einblick nicht hat, kann seine Zeit auch nicht sinnvoll nutzen.
Professionelles Zeitmanagement basiert damit als Erstes auf einer detaillierten Status-Bestimmung von Tätigkeiten, zugehörigen Zeiten und der Verteilung bzw. Abfolge.
Reaktives Handeln
Was ist wichtig, was ist dringend, was kann delegiert werden? Statt mit eindeutigen Zielen und klaren Prioritäten abgestimmt die Arbeit vorausschauend aktiv zu planen und zu steuern, lassen sich die meisten Praxis-Teams passiv und reaktiv durch die Anforderungen bestimmen.
Ein Beispiel ist die am Telefon häufig verwendete Formulierung: „Wann möchten Sie denn kommen?“ Im Sinne der Patientenorientierung ist das zunächst ein freundlicher Ansatz, aus organisatorischer und zeitmanagementbezogener Sicht ein gravierender Fehler. Besser wird die Alternativ-Formulierung: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten…“ verwendet.
Telefonate mit derartigen Terminangeboten bieten drei Vorteile:
- sie sind im Mittel 39 Sekunden kürzer, auf 100 Telefonate ergibt sich eine Stunde Zeitersparnis pro Tag. Theoretisch hochgerechnet auf ein Jahr sind das – um sich die Dimension einmal zu verdeutlichen – 260 einsparbare Stunden, mit einem durchschnittlichen MFA-Stundenlohn von € 13 bewertet knapp € 3.400 monetäre Verschwendung,
- bei gleicher Freundlichkeit des Angebots – Patienten empfinden zwischen den Formulierungen diesbezüglich keinen Unterschied – werden die Terminbelegung und damit die Arbeitszeitauslastung der Praxis optimiert,
- hinzukommt, dass die Patienten die Angebotsvariante als deutlich professioneller empfinden.
Mangelnde Disziplin
Sowohl Ärzte als auch die Mitarbeiterinnen lassen sich zu häufig ablenken und unterbrechen. Diese Aspekte führen dazu, dass Tätigkeiten mehrfach neu begonnen werden müssen und im Durchschnitt zeitlich doppelt so lange benötigen wie bei einer durchgehenden Bearbeitung am Stück.
Starre Mindsets
In Arztpraxen findet sich eine Vielzahl von Routinen. Dabei handelt es sich vordergründig um bewährte Abläufe, die die Arbeit erleichtern, da man nicht mehr über die Abwicklung nachdenken muss, alles funktioniert mehr oder weniger automatisch. Auf diese Weise wirken sich Routinen einerseits teilweise positiv auf Effizienz, Produktivität und auch Motivation aus, vor allem, wenn der Arbeitsdruck groß ist.
Sie haben aber auch einen entscheidenden Nachteil, der allerdings weniger in ihnen selbst begründet ist als in den Anwendern: sie werden zu selten auf ihre Existenzberechtigung und Tragfähigkeit hin überprüft. Ursächlich ist eine Bequemlichkeit, die geschaffene Komfortzonen zu verlassen. Doch nicht mehr zeitgemäße Routinen verschlechtern die Arbeitssituation, dieser Prozess erfolgt meint schleichend und unbemerkt.
Zeit-Optimierung ist nur ganzheitlich erfolgreich
Was vielen Ärzten fehlt, ist
- ein auf ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnittenes ganzheitliches Zeitmanagement,
- mit dessen Hilfe sie eigenbestimmt zu einer systematischen Einteilung und planvollen Nutzung ihrer Arbeitszeit gelangen.
Aber auch für Praxisinhaber, die von der geschilderten Problematik nicht akut betroffen sind, ist es unter Berücksichtigung dieser Definition hilfreich,
- das eigene Zeitmanagement regelmäßig zu überprüfen und
- die „Effizienz-Killer“, die sich leicht einschleichen können, frühzeitig zu beseitigen und
- bislang ungenutzte Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Der Begriff „ganzheitliches Zeitmanagement“ umfasst zum einen den persönlichen Umgang mit der Zeit durch Anwendung der hierfür geeigneten Techniken, zum anderen die Gestaltung des Praxismanagements, das den Handlungsrahmen definiert.
Je umfassender die Praxisführung Best Practice-ausgerichtet ist, d. h. je mehr Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen eingesetzt werden, die einen nachhaltig funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten, desto geringer ist der ärztliche Zeitaufwand für die Steuerung.
Zeitmanagement ist in dieser Definition das Gegenteil von Stoppuhr- und Fließbandmedizin. Es führt durch die Erschließung zeitlicher Freiräume zu Druckbeseitigung, Entspannung und Harmonisierung.
Wie unterstützt der Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“ niedergelassene Ärzte bei der Optimierung ihrer Zeitverwendung?
Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Zeitmanagement-Fernanalyse ist darauf ausgerichtet,
- Defizit- und Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
- Optimierungsmöglichkeiten für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.
Der Valetudo Check-up© eignet sich auch für Praxisinhaber, die bislang keinen Zeitdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.
UP: Unlocking Potentials 