Moderne ambulante Betriebsführung: Praxismanagement-Justierung durch Visualisierung

Worum es geht

Optimierung und Steuerung des Praxismanagements sind für Haus- und Fachärzte aufgrund seiner komplexen Struktur und den vielfältigen Interaktionen der Aktionsbereiche oft sehr schwierig. Der Einsatz der Visualisierung-Technik löst dieses Problem.

Das Praxismanagement, der Qualitäts-Transmitter

Der Begriff „Praxismanagement“ bezeichnet die Gesamtheit aller Regelungen. Instrumente, Maßnahmen und Verhaltensweisen,

die in den Aktionsbereichen Planung, Organisation, Marktforschung, Führung und Zusammenarbeit, Zeit- und Selbstmanagement, Patientenmanagement, Marketing und Controlling von Ärzten aller Fachrichtungen eingesetzt werden und
deren Zusammenwirken den Praxisbetrieb gewährleistet.

Das Praxismanagement fungiert dabei als Transmitter der medizinischen ärztlichen Kompetenz, der Tätigkeiten der Medizinischen Fachangestellten und der eingesetzten Ressourcen (Geräte, Räume) in die konkrete Versorgung der Patienten. Von der Qualität seiner Gestaltung hängt es ab, wie umfassend das Können der Ärzte und die Fähigkeiten des Personals den Patienten in Form umfassender Hilfestellungen zuteilwerden.

Weiterhin bestimmt sie, wie schnell Praxisteams auf Veränderungen jeglicher Art reagieren, diese implementieren und von ihrem Nutzen profitieren können (Beispiel: Digitalisierung). Das Praxismanagement bestimmt damit die operative Convenience der Praxisarbeit und die Zukunfts-Agilität eines Betriebes.

Die Praxismanagement-Insuffizienz

Sind die von Praxisteams ausgewählten Regelungen des Praxismanagements nicht geeignet, den Praxisbetrieb so zu gestalten, dass er den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI). Grund für ihr Auftreten ist, dass

die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch bzw.
ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Hierdurch entsteht ein Vakuum, denn interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit werden nicht adäquat erfüllt.

Die Folgen fortbestehender PMI

Art und Intensität der Auswirkungen einer PMI sind je Praxisbetrieb in Abhängigkeit von den jeweiligen Ursachen und ihren Ausprägungen verschieden, am häufigsten ergeben sich folgende fünf generelle Konsequenzen:

Die Patientenversorgung und -betreuung sind schlechter als es eigentlich möglich wäre, denn die medizinische Leistung kommt nicht in vollem Umfang den Patienten zugute. Beispielsweise unterbrechen Ärzte, die unter Zeitdruck stehen, die Symptom-Schilderungen ihrer Patienten bereits nach wenigen Sekunden und treffen Entscheidungen, ohne alle Fakten zu kennen. Hinzu kommen Informations- und Kommunikations-Defizite bei der Kooperation mit anderen Leistungsanbietern.
Die Arbeitsbelastung des Teams ist größer als notwendig, es wird viel und lange gearbeitet, das Arbeitsergebnis ist aber im Vergleich dazu nur unterdurchschnittlich, da die Arbeit nicht zu bewältigen ist. Effizienz und Produktivität des Praxisteams sind eingeschränkt, es entsteht ein Hamsterrad-Effekt. Das Personal entwickelt im Zeitablauf zwar Mechanismen, mit der PMI und ihren Folgen umzugehen, diese punktuellen Nachbesserungen lösen aber nicht die Grundprobleme. In einigen Fällen verstärken sie die negativen PMI-Auswirkungen sogar noch.
Die PMI schränkt generell die Leistungsfähigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten einer Praxis ein, denn wichtige Tätigkeiten kommen zu kurz, da für sie keine Zeit ist (z. B. Qualifizierung der MFA, Umsetzung von notwendigen Veränderungen etc.), Flexibilität und Reagibilität sinken ebenso wie die Arbeitsmotivation.
Die Bewertung der Praxisleistung verschlechtert sich durch eine sukzessiv wachsende Unzufriedenheit der Patienten, die Weiterempfehlungsbereitschaft sinkt ebenfalls.
Das Praxisergebnis entspricht nicht den Möglichkeiten.

Die Prävalenz der PMI

Etwa 2/3 der deutschen Arztpraxen sind von der PMI in unterschiedlichen Ausmaßen und Ausprägungen betroffen.

Diese große Anzahl resultiert aus der Tatsache, dass Haus- und Fachärzte im Durchschnitt knapp die Hälfte des Best Practice-Standards gar nicht einsetzen. Er beschreibt die Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen ohne Schwierigkeiten funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten, sodass interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit erfüllt werden.

Probleme der Praxismanagement-Optimierung

Das zentrale Problem für Haus- und Fachärzte besteht bei der Praxisführung vorwiegend darin, dass „das“ Praxismanagement ein Konglomerat aus vielen verschiedenen Aktionsbereichen ist, die eng miteinander verknüpft sind und sich zum großen Teil gegenseitig bedingen und beeinflussen. Nur wenn diese Bereiche wie feinjustierte Zahnräder ineinandergreifen, entstehen Management Excellence und Synergien.
Positiv ist in diesem Zusammenhang zu vermerken, dass die meisten Fehljustierungen – sind sie einmal erkannt – in Eigenregie ohne Hilfe von außen beseitigt werden können. Die Aufgabe für Praxisinhaber besteht also weniger in der konkreten Optimierung, sondern in der Identifizierung der Insuffizienz-Ursachen.

Die Praxismanagement-Visualisierung als Lösung

Die Erfahrungen des Wirtschafts- und Privatlebens zeigen, dass mit der Komplexität von Zusammenhängen der Nutzen einer bildlichen Darstellung der Sachverhalte ansteigt. Deshalb bietet eine Praxismanagement-Visualisierung Ärzten für die Analyse und Entwicklung ihrer Arbeit den geeigneten Ansatz. Sie basiert auf der Generierung von Key Performance Indikatoren (KPI), die

das eingangs erwähnte Problem der Vielschichtigkeit der Praxisführung durch Ableitung von abbildbaren Orientierungsgrößen lösen,
damit ermöglichen, ohne großen Aufwand den Ist-Zustand des Praxismanagements anschaulich zu bestimmen und
gleichzeitig Stärken, aber auch Defizite sowie ungenutzte Chancen und Risikofaktoren zu identifizieren.

Wie die Indikatoren entstehen

KPIs sind Kenngrößen, die durch den Vergleich der Praxismanagement-Daten einer Arztpraxis mit objektiven und repräsentativen Messgrößen entstehen. Hierfür wird

mithilfe strukturierter Analysebögen (Arzt, MFA, Patienten, ggf. Zuweiser) zunächst die Gestaltung der gesamten Praxisführung in einer 360-Grad-Sicht beschrieben und
über eine dabei verwendete Skalierung in der späteren Auswertung quantifizierbar gemacht.

So gelingt es nicht nur, Art und Intensität der eingesetzten Regelungen zur Praxisführung zu erfassen, sondern auch ihre Wirkungen.

Insights per Benchmarking

Diese Angaben werden dann einem Best Practice- und einem Fachgruppen-Benchmarking unterzogen:

der Best Practice-Vergleich zeigt, ob alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen reibungslosen Praxisbetrieb gewährleisten, auch tatsächlich umgesetzt sind,
die Fachgruppen-Relation gibt ergänzenden Aufschluss darüber, inwieweit die untersuchte Praxisführung dem Markt-Mindeststandard entspricht.

Aus den ermittelten KPIs ergibt sich eine detaillierte Statusübersicht der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen der untersuchten Praxis mit einem detaillierten Aktionsplan für Verbesserungen, Veränderungen und Entwicklungen. Zudem können auf Basis der Praxis-Strategie individuelle Praxismanagement-Entwicklungsziele gebildet und im Hinblick auf den Fortschritt bei der Umsetzung kontrolliert werden.

Zur visuellen Umsetzung stehen hierbei verschiedene Formen zu Verfügung, beispielsweise:

Abweichungs-Diagramme

Kategorien-Raster

Portfolios

Cockpit- und Dashboard-Darstellungen

Unter Anwendung dieser Visualisierungs-Formen entspricht ein KPI-Statusbericht einer Art MRT-Abbild der Praxisarbeit und ihrer Resultate.

Easy-to-use“ und „Ready-to-go“

Das Besondere des Konzeptes der KPI ist, dass die Erhebung der notwendigen Angaben allein mithilfe speziell entwickelter, praxisbewährten Fragebögen und ganz ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters erfolgen kann:

die Bearbeitung des Arztbogens nimmt ungefähr 30 Minuten in Anspruch,
die MFA-Unterlage ist in ca. 20 Minuten ausgefüllt,
ergänzend erfolgt eine Patientenbefragung, bei der bis zu 100 Praxisbesucher befragt werden können.

Für die Bearbeitung der Unterlagen werden keinerlei Fachwissen oder ergänzende Materialien benötigt.

Hohe Analyse-Qualität

Der Visualisierungs-Ansatz identifiziert aufgrund seiner umfassenden Betrachtungsbreite und Analyse-Tiefe in kürzester Zeit deutlich mehr ungenutzte Optimierung-Möglichkeiten der Praxisarbeit als ein Vor-Ort-Berater, im Mittel knapp 40. Er ist jederzeit ohne Terminvereinbarung durchführbar und natürlich – durch Einsparung der Vor-Ort-Präsenz – deutlich kostengünstiger.

Hinzu kommt, dass Störungen des Praxisalltags entfallen und objektive Maßstäbe statt subjektiver Berater-Kriterien Verwendung finden

Der in Zusammenarbeit mit Medizinern entwickelte, für alle Fachgruppen geeignete und validierte Assessment-Ansatz, der ohne einen Vor-Ort-Berater und vor allem ohne dessen Kosten umgesetzt wird, bietet niedergelassenen Ärzten die einzigartige Möglichkeit,

ihr Praxismanagement kostengünstig und schnell mittels einer einfachen Struktur (Ankreuz-Schema) zu beschreiben,
in einem doppelten Benchmarking mit den repräsentativ-objektiven Gegebenheiten des Best Practice- sowie des Fachgruppen-Standards zu visualisieren und zu vergleichen sowie
in einer Expertise konkrete Ansätze für bislang ungenutzte Optimierungen und vermeidbare Risikofaktoren ihrer Arbeit zu erhalten, um mithilfe dieser Angaben ihre Praxis strategisch zu entwickeln.