„Jede rote Zahl ist ein ungenutztes Potenzial – erkenne es und nutze die Chance.“
Worum es geht
Wenn Hausärzte und Fachärzte zum ersten Mal ihr Praxismanagement mithilfe einer Benchmarking-Analyse zum Best Practice-Standard systematisch auf ungenutzte Leistungs-Potenziale untersuchen, werden dabei auch die relevanten zugehörigen Key-Performance-Indikatoren (KPIs) bestimmt. Dabei erleben die meisten Praxisinhaber einen Moment der Ernüchterung: Viele der ermittelten Werte befinden sich im roten Warnbereich, die Kennzahlen für ihre Praxisführung zeigen deutliche Defizite auf, und die Diskrepanz zwischen subjektiver Wahrnehmung und objektiver Messung wird schmerzhaft offensichtlich.
Doch was auf den ersten Blick wie ein Zeichen für schlechte Praxisführung wirken könnte, ist in Wahrheit ein ganz normaler – und sogar notwendiger – Schritt auf dem Weg zu echtem, nachhaltigem Praxismanagement. Die Realität ist: Das Vorfinden von problematischen KPI-Werten ist kein Makel, sondern eine Diagnose. Und wie in der Medizin ist eine präzise Diagnose die Voraussetzung für eine erfolgreiche Therapie.
Warum schlechte erste KPI-Werte vollkommen normal sind
Die wenigsten Ärzte haben von Beginn ihrer Praxistätigkeit an eine systematische, datenbasierte Steuerung der Praxisführung implementiert. Die tägliche Patientenversorgung und der medizinische Fokus dominieren den Praxisalltag, während Managementprozesse oft intuitiv oder reaktiv gehandhabt werden. Das führt dazu, dass sich Schwachstellen über Jahre hinweg unbemerkt entwickeln.
Die initiale KPI-Analyse ist daher keine Bewertung der persönlichen Kompetenz eines Arztes, sondern eine erste Bestandsaufnahme eines Systems, das bislang ohne präzise und valide Messwerte funktionierte. In den meisten Praxen existieren erhebliche Optimierungspotenziale in allen relevanten Bereichen, von der Planung über Marktforschung, Patientenbetreuung, Organisation und Zeitmanagement, Marketing und Führung bis zum Controlling. Der Grund: im Durchschnitt wird nur die Hälfte der Best-Practice-Leitlinie umgesetzt, die alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen beschreibt, die für einen auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb unerlässlich sind.
Die hierdurch verursachten Probleme waren also bereits vorher da – nur wurden sie nicht gemessen und deshalb nicht sichtbar gemacht.
Die psychologische Falle: Warum schlechte KPI-Werte als persönlicher Angriff wahrgenommen werden
Viele Ärzte empfinden es als unangenehm, wenn eine Analyse ihnen zeigt, dass in ihrer Praxis vieles suboptimal läuft. Das ist ein typischer Reflex, denn es gibt eine tief verankerte psychologische Verzerrung, die hier greift:
Die Illusion der eigenen Exzellenz
Menschen neigen dazu, ihre eigene Leistung positiver einzuschätzen, als sie tatsächlich ist – ein Effekt, der als Overconfidence Bias bekannt ist. In der Medizin, wo Fachwissen und Erfahrung eine zentrale Rolle spielen, ist diese Verzerrung besonders ausgeprägt: „Ich bin doch ein guter Arzt, also kann meine Praxisführung nicht so schlecht sein.“
Kognitive Dissonanz – Die Abwehr unangenehmer Wahrheiten
Wenn die KPI-Analyse ein anderes Bild zeichnet als die eigene Wahrnehmung, entsteht eine kognitive Dissonanz – eine Spannung zwischen zwei widersprüchlichen Wahrheiten. Um diese Dissonanz zu vermeiden, ist es leichter, das KPI-System selbst infrage zu stellen, anstatt die eigene Praxisführung kritisch zu hinterfragen.
Das Kompetenz-Missverständnis
Viele Ärzte setzen „gute Medizin“ mit „guter Praxisführung“ gleich. Dabei sind betriebswirtschaftliche und organisatorische Kompetenz völlig andere Disziplinen als medizinische Expertise. Eine schlechte erste KPI-Analyse bedeutet nicht, dass jemand ein schlechter Arzt ist – sie bedeutet nur, dass bislang kein professionelles Managementsystem etabliert wurde.
Warum eine schlechte Ausgangslage eigentlich eine gute Nachricht ist
Der größte Fehler wäre, die Ergebnisse der initialen KPI-Analyse als persönliche Niederlage zu interpretieren. Stattdessen sollte man sie als genau das betrachten, was sie sind: eine Momentaufnahme mit wertvollen Hinweisen auf konkrete Verbesserungsmöglichkeiten. Es gibt zwei entscheidende Gründe, warum eine anfänglich schlechte KPI-Bilanz eine gute Nachricht ist:
- Wenn alle KPI-Werte bereits im grünen Bereich wären, gäbe es kaum Möglichkeiten, die Praxis effizienter, wirtschaftlich stabiler und stressfreier zu gestalten. Gerade die identifizierten Defizite zeigen, wo mit relativ geringem Aufwand große Fortschritte erzielt werden können.
- Der Veränderungsspielraum ist enorm. Praxen, die aus dem Stand heraus durch hervorragende KPI-Werte gekennzeichnet sind, haben nur noch eingeschränkte Optimierungsmöglichkeiten. Wer jedoch mit einer schlechten Ausgangslage startet, kann durch gezielte Maßnahmen in kurzer Zeit große Erfolge erzielen – was sich nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch im täglichen Arbeitsalltag und der Patientenversorgung positiv bemerkbar macht.
Rethinking KPIs: Ein neuer Blick auf das Praxismanagement
Statt sich von roten Warnwerten abschrecken zu lassen, braucht es einen mentalen Perspektivwechsel. Key Performance Indikatoren (KPIs) sind keine Bewertung der eigenen ärztlichen Leistung, sondern ein Werkzeug zur Verbesserung der gesamten Praxis.
- Reflect: Akzeptiere, dass die ersten KPI-Werte nur ein Ausgangspunkt sind – kein Urteil über deine Kompetenz, sondern eine Diagnose des Status quo.
- Analyze: Erkenne, welche Werte am dringendsten verbessert werden müssen und welche Maßnahmen die größte Wirkung entfalten.
- Advance: Nutze die Erkenntnisse, um gezielt und systematisch Optimierungen durchzuführen – in kleinen, aber wirkungsvollen Schritten.
Fazit: Wer misst, kann steuern – wer steuert, kann verbessern
Die initiale KPI-Analyse ist keine Abschlussprüfung, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Ein schlechter Startwert ist kein Makel, sondern der größte Vorteil, den man haben kann: Denn er zeigt, wo ungenutztes Potenzial liegt – und wie die Praxis auf eine nachhaltige, stressfreiere und wirtschaftlich stabilere Zukunft ausgerichtet werden kann.
Deshalb: Nicht die roten Warnwerte sind das Problem – sondern die Weigerung, sie als Chance zu begreifen.
Weiterführende Literatur
Thill, K.-D.: Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte – Methode, Anwendung und Nutzen, Neobooks, Berlin, 2024 oder als PDF-Skript: https://bit.ly/43qoK9C
Die Publikation beschreibt, wie die KPIs des Praxismanagements mithilfe eines Best Practice-Benchmarkings generiert und genutzt werden können.
R2049 