Praxismanagement in Arzt- und Zahnarztpraxen: Don´t worry, be happy

Worum es geht

Ärzte(innen) und Zahnärzte(innen), die ihr Praxismanagement verbessern, entwickeln oder neu ausrichten möchten, benötigen hierfür konkrete Ziele. Das Konzept der Key Performance Indikatoren (KPI) stellt das notwendige Instrumentarium zur Verfügung.

Zielbildung mit KPIs

Ziele sind vorweggenommene Vorstellungen, die Ärzte(innen) und Zahnärzte(innen) über das Ergebnis ihrer Praxistätigkeit entwickeln. Sie geben Antwort auf die Frage „Was will ich mit meiner Praxisarbeit erreichen?“ und müssen unter Beachtung der Praxis-Strategie (Halten, Wachsen, Reduzieren) für jeden Bereich des Praxismanagements definiert werden. Das gelingt am besten mithilfe von Key Performance Indikatoren (KPIs).

Hierbei handelt es sich um Kenngrößen, die durch den Vergleich (Benchmarking) der Praxismanagement-Daten einer Praxis mit objektiven und repräsentativen Messgrößen entstehen:

der Best Practice-Vergleich zeigt, in welchem Umfang die Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die einen reibungslosen Praxisbetrieb gewährleisten, auch tatsächlich umgesetzt sind,
die Fachgruppen-Relation gibt ergänzenden Aufschluss darüber, inwieweit die untersuchte Praxisführung dem Markt-Mindeststandard entspricht
darüber hinaus messen die KPIs auch die Wirkung des Praxismanagements auf die Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit und die Eignung der Praxisführung zur Realisierung der Praxis-Strategie,

sodass eine Art MRT-Bild der Praxisarbeit entsteht, aus dem dann die Ziele abgeleitet werden können.

Status und Planungs-Grundlage

Die Erhebung der Praxisdaten erfolgt mittels strukturierter Analysebögen (Arzt, MFA, Patienten, ggf. Zuweiser), deren Inhalte über eine Skalierung in der späteren Auswertung messbar gemacht werden. Auf diese Weise

wird der Status quo des Praxismanagements als Ausgangsbasis für die Zielbildung ermittelt, hierzu zählen die Stärken, aber eben auch die Defizite, alle ungenutzten Chancen und existierenden Risikofaktoren der Praxisführung sowie die Verbesserungs-Möglichkeiten,
können konkrete Zielparameter für die Praxisarbeit definiert und mittels Folgeuntersuchungen perspektivisch einfach und umfassend überwacht sowie gesteuert werden.

Beispiel: Der Teamwork Quality Score (TQS)

Wie die KPI-basierte Analyse und Zielbildung funktionieren, lässt sich am Beispiel des Key Performance Indikators „Teamwork Quality Score“ (TQS) beschreiben: setzt man die Grundbedingungen für eine funktionierende Teamarbeit in Relation zu ihrer Mitarbeiter-Bewertung, lässt sich über den hieraus resultierenden Teamwork Quality Score (TQS) eine Beurteilung der aktuellen Kollaborations-Qualität des Personals ableiten. Hierbei gelten folgende Kriterien:

TQS > 80%: Team

Die Zusammenarbeit in Team-Form ist durch gemeinsame Ziele, eine weitgehend autonome Aufgabenerledigung, gegenseitige Ergänzung und Unterstützung sowie durch eine Selbststeuerung zur Lösung von Problemen und eigeninitiativ entwickelte Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsergebnisses charakterisiert.

TQS > 60% bis <= 80%: Gemeinschaft

Sie ist ein Mix aus den Eigenschaften der Gruppe und des Teams, es fehlen aber noch entscheidende Aspekte in der Zusammenarbeit, um eine vollständige Synergie der Zusammenarbeit zu erreichen, die die Produktivität und Effizienz eines Teams ausmachen.

TQS > 40% bis <= 60%: Gruppe

Zusammenarbeit, die in diesen Bereich fällt, ist durch eine geringe Synergie der Einzelaktivitäten geprägt: man arbeitet miteinander,

aber immer nur in dem Rahmen, der vorgegeben ist. Eigeninitiative oder ein Aushelfen bei Problemen sind eher selten. Die Zusammenarbeit ist zudem häufig durch ungelöste Konflikte geprägt. Zwar strebt jede Medizinische Fachangestellte danach, ihre Aufgaben gut zu erledigen, ein nachhaltiges Engagement zu steter Verbesserung existiert jedoch nicht.

TQS 0 bis <= 40% Zweckverbund

Hier ist die Arbeitsleistung durch „Dienst nach Vorschrift“ und „Einzelkämper-Verhalten“ geprägt.

Wurde auf diese Weise die Ausgangs-Situation der Zusammenarbeit ermittelt, lässt sich nun das angestrebte Ziel für die Teambildung in Form eines Plan-Scores ableiten und in regelmäßigen Folgeuntersuchungen überprüfen und steuern.

Die konkrete Umsetzung

Haus- und Fachärzten, die

ihr Praxismanagement unter Verwendung von KPIs ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters optimieren und
durchschnittlich knapp 40 Verbesserungsmöglichkeiten für die Praxisarbeit ermitteln möchten,