Worum es geht

Routine-Check-ups für Patienten sind mehr als nur eine Auflistung von Laborwerten: sie vermitteln das Abbild des gegenwärtigen Gesundheitszustandes, bilden die Grundlage der Prävention und decken Risikofaktoren auf. Dieses Prinzip sollten Ärzte auch auf ihr Praxismanagement anwenden.

Die Bedeutung des Praxismanagements

Für Haus- und Fachärzte ist die Durchführung regelmäßiger Untersuchungen ihrer Praxisführung notwendig, da zwei Drittel aller Betriebe unter der Praxismanagement-Insuffizienz und ihren negativen Effekten leiden.

Das Praxismanagement fungiert als Transmitter der medizinischen ärztlichen Kompetenz, der Tätigkeiten der Medizinischen Fachangestellten sowie der eingesetzten Ressourcen in die konkrete Versorgung der Patienten. Von der Qualität seiner Gestaltung hängt es ab,

• wie umfassend das Können der Ärzte und die Fähigkeiten des Personals den Patienten in Form umfassender Hilfestellungen zuteilwerden,
• überdies bestimmt sie, wie schnell Praxisteams auf Veränderungen jeglicher Art reagieren, diese implementieren und von ihrem Nutzen profitieren können (Beispiel: Digitalisierung),
• und nicht zuletzt werden Kosten, Umsatz und Gewinn beeinflusst.

Gefahrenquelle Praxismanagement-Insuffizienz

Ist das Praxismanagement nicht geeignet, den Praxisbetrieb so zu gestalten, dass er den Anforderungen des Arbeitsalltages gerecht wird und grundsätzlich reibungslos funktioniert, spricht man von Praxismanagement-Insuffizienz (PMI). Grund für ihr Auftreten ist, dass

• die Auswahl der getroffenen Vorkehrungen und realisierten Maßnahmen unvollständig und / oder falsch oder
• ihre Umsetzung unzureichend und / oder fehlerhaft ist.

Hierdurch entsteht ein Vakuum, denn interne und externe Anforderungen an die Praxisarbeit werden nicht adäquat erfüllt.

MIt einem Check-up der Praxismanagement-Insuffizienz begegnen

Ein Check-up in Form eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs ermöglicht, eine Status-Bestimmung der Arbeit vorzunehmen und Veränderungs-Möglichkeiten zu erkennen, ohne dass ein Vor-Ort-Berater in Anspruch genommen werden muss.

Zu einem derartigen, am besten jährlich durchgeführten Routine Check-up gehören

• alle Aktionsbereiche des Praxismanagements, von der Planung, der Organisation und Führung über Marketing, Patienten- und Zeitmanagement bis hin zum Controlling,
• Mitarbeiter-Zufriedenheit, Teamwork-Qualität und -Experience,
• Patientenzufriedenheit und Empfehlungsbereitschaft,
• ein qualitativer Status der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen sowie
• ein Aktionsplan mit den bislang ungenutzten Verbesserungs-Möglichkeiten der Praxisarbeit

jeweils im Vergleich zum Fachgruppen-Durchschnitt und zum Best Practice-Standard.

Innovative Benchmarking-Technik im Doppelpack

Alle Parameter werden dabei einem doppelten Benchmarking mit den repräsentativen Fachgruppen-Werten sowie mit dem Best Practice-Standard unterzogen. Der letztgenannte Maßstab bezeichnet alle Instrumente, Regelungen und Verhaltensweisen, deren Umsetzung für einen auch unter wechselnden Belastungen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb unerlässlich ist. Die u.a. hieraus abgeleiteten Kennziffern (Key Performance Indikatoren, KPI) stärken die Praxisführung, indem sie das komplexe Praxismanagement transparent machen und ermöglichen eine präzise Praxisführung sowie eine realistische Selbsteinschätzung. Die Praxis-Expertise ist damit keine Unterlage zum Abheften, sondern unterstützt die tägliche Arbeit.

Weiterführende Informationen

Eine detaillierte Darstellung des gleichermaßen für Haus- und Fachärzte, Einzel- und Mehrarzt-Praxen, Neugründungen, Übernahmen und Kooperationen sowie für etablierte Betriebe geeigneten Instruments bietet das Briefing Paper „Der IFABS Praxismanagement-Betriebsvergleich© für Haus- und Fachärzte“.

Practice management: Efficient and productive through regular check-ups

What it’s all about

Routine check-ups for patients are more than just a list of laboratory values: they provide the picture of the current state of health, form the basis of prevention and reveal risk factors. Doctors should also apply this principle to their practice management.

The importance of practice management

It is necessary for general practitioners and specialists to conduct regular examinations of their practice management, since two-thirds of all businesses suffer from practice management insufficiency and its negative effects.

Practice management functions as a transmitter of the medical competence of physicians, the activities of medical assistants and the resources used into the actual care of patients. It depends on the quality of its design

• the extent to which the skills of the doctors and the abilities of the staff are made available to the patients in the form of comprehensive assistance,
• it also determines how quickly practice teams can react to changes of any kind, implement them and benefit from them (example: digitalisation),
• and last but not least, costs, turnover and profit are influenced.

Danger source practice management insufficiency

If the practice management is not suitable to organise the practice operation in such a way that it meets the requirements of everyday work and basically functions smoothly, this is called practice management insufficiency (PMI). The reason for its occurrence is that

• the selection of precautions taken and measures implemented is incomplete and / or incorrect, or
• their implementation is inadequate and / or incorrect.

This creates a vacuum, because internal and external requirements for practice work are not adequately met.

Countering practice management insufficiency with a check-up

A check-up in the form of a practice management comparison makes it possible to determine the status of the work and to identify possibilities for change without having to call in an on-site consultant.

Such a routine check-up, which is best carried out annually, includes

• All areas of practice management, from planning, organisation and leadership to marketing, patient and time management and controlling,
• staff satisfaction, teamwork quality and experience,
• patient satisfaction and willingness to recommend,
• a qualitative status of strengths, weaknesses, threats and opportunities as well as
• an action plan with the as yet unused opportunities for improvement of the practice work

each in comparison to the specialist group average and to the best practice standard.

Innovative benchmarking technique in a double pack

All parameters are subjected to a double benchmarking with the representative professional group values as well as with the best practice standard. The latter standard describes all instruments, regulations and behavioural patterns whose implementation is indispensable for a smoothly functioning practice operation even under changing stresses. The key performance indicators (KPIs) derived from this standard, among others, strengthen practice management by making the complex practice management transparent and enable precise practice management as well as realistic self-assessment. The practice expertise is therefore not a document to be filed away, but supports daily work.