Worum es geht

„Ich bin Mediziner und kein Geschäftsmann!“: niedergelassene Ärzte haben ein äußerst distantes Verhältnis zum Begriff „Betriebswirtschaft“. Das liegt vorwiegend an einem profunden Fehlverständnis, den die meisten assoziieren hiermit allein das Finanzmanagement („…darum kümmert sich mein Steuerberater…“) , eine primär monetär motivierte Medizin und / oder Forderungen nach einer rigorosen Ökonomisierung des Gesundheitswesens. Doch die Realität sieht anders aus.

Hilfe statt Vorgabe

Die Betriebswirtschaftslehre (BWL), speziell die Angewandte BWL, ist primär als Hilfestellung angelegt:

• sie systematisiert die am Wirtschaftsprozess teilnehmenden Akteure,
• zeigt Prinzipien auf, nach denen sie ihrer Branche und ihrem Tätigkeitsfeld entsprechend handeln können und
• stellt Konzepte, Methoden, Prinzipien und Instrumente bereit, um – in Abhängigkeit vom individuell gewählten Handlungsprinzip – die Arbeit möglichst optimal zu gestalten.

Die Betriebswirtschaft ist damit Forderungs- sowie Vorgaben-frei und liefert für die Arbeitsinhalte des einzelnen Unternehmens, also auch für Arztpraxen, Hilfen, die gesetzten Ziele einfach und sicher zu erreichen.

Strukturiert zum Erfolg

Haus- und Fachärzte stehen vor der Aufgabe, in einem immer vielschichtiger werdenden Geschehen mit vielen Unabwägbarkeiten proaktiv erfolgreich zu agieren – und nicht passiv ohne größere Entscheidungsfreiheit nur reagieren zu können. Das ist mithilfe einer unternehmerisch orientierten Praxisführung in Form eines professionell umgesetzten Best Practice-Praxismanagements erreichbar.

Der Begriff bezeichnet die Gesamtheit aller betriebswirtschaftlichen Regelungen, Instrumente, Maßnahmen und Verhaltensweisen, die – fachgruppenübergreifend – in den Aktionsbereichen

• Planung,
• Organisation,
• Marktforschung,
• Führung und Zusammenarbeit,
• Zeit- und Selbstmanagement,
• Patientenmanagement,
• Marketing und
• Finanzmanagement

eingesetzt werden müssen, um einen auch unter wechselnden Belastungen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb zu gewährleisten. Gleichzeitig definieren sie die unternehmerischen ärztlichen Aktivitäten in den Management-Grundfunktionen „Analyse“, „Planung“, „Umsetzung“ und „Kontrolle“ von „A“ wie „Adhärenz“ bis „Z“ wie „Zielgruppe“.

Das Management auf einen Blick

Der Standard ist eine native, d. h. unmittelbar aus der konkreten Praxistätigkeit abgeleitete Orientierungs-Größe für eine bestmögliche Praxismanagement-Qualität. Da es sich um einen Kriterien-Katalog handelt, können Ärzte ihre Praxisführung einfach und in Eigenregie analysieren. Ein Skalierungs-Verfahren macht das Ganze dann noch quantifizier- und messbar. So lässt sich das komplexe Geschehen des Managements eines Praxisbetriebs mit Kennziffern abbilden, beurteilen und steuern.

Die Best Practices sind im Praxisalltag noch nicht angekommen

Zielsetzung einer Nutzung des Best Practice-Standards ist eine zukunftsbeständige flexible Praxisführung, die gleichermaßen

• die bestmögliche medizinische Versorgungsqualität für die Patienten,
• eine ausgewogene und motivierende Arbeitsqualität für Arzt / Ärzte und Medizinische Fachangestellte und
• den wirtschaftlichen Erfolg sicherstellt.

Doch davon sind deutsche Arztpraxen bislang weit entfernt, denn gegenwärtig werden im ambulanten Bereich – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 53% des Best Practice-Standards tatsächlich eingesetzt. Kein Wunder also, dass über Arbeitsdruck, Stress, Demotivation und Patienten-Unzufriedenheit geklagt wird.

Ein Beispiel

Eines der vielen betriebswirtschaftliche Instrumente zur Organisationsoptimierung ist die Laufwege-Analyse, denn die räumliche Anordnung der Anlaufstellen und die Koordination von Arbeiten bzw. der aus ihnen resultierenden Laufwege beeinflussen wesentlich die für die Patientenbetreuung zur Verfügung stehende Zeit. So betrug die Entfernung zwischen dem Materialraum einer Praxis und dem Behandlungszimmer 36 Meter. Aus der Anzahl der Gänge / MFA und der hierfür benötigten Zeit ergab sich, dass das Praxisteam pro Tag knapp zwei Stunden mit Laufzeit zwischen den beiden Praxispunkten verbrachte. Eine Verlegung des Materialraums direkt neben den Behandlungsbereich – eine entsprechende Option existierte -, setzte diese Zeit täglich für andere Arbeiten frei.

Weiterführende Informationen

Haus- und Fachärzte, die den Best Practice-Status ihrer Praxisführung untersuchen wollen, können hierfür den Praxismanagement-Betriebsvergleich© nutzen. Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters durchführbare validierte Untersuchung benötigt nur dreißig Minuten ärztlicher Arbeitszeit und ermittelt durchschnittlich vierzig Vorschläge zur Verbesserung von Praxisarbeit.

Entrepreneurial practice management: Not a horror scenario, but a guarantee for the best quality of care

What it’s all about

„I am a doctor, not a businessman!“: doctors in private practice have an extremely distant relationship to the term „business management“. This is mainly due to a profound misunderstanding, as most associate it solely with financial management („…my tax consultant will take care of that…“), a primarily monetarily motivated medicine and / or demands for a rigorous economisation of the health care system. But the reality is different.

Help instead of prescription

Business administration, is primarily designed to help:

• it systematises the actors participating in the economic process,
• points out principles according to which they can act in their sector and field of activity, and
• provides concepts, methods, principles and instruments in order – depending on the individually chosen principle of action – to organise the work as optimally as possible.

Business management is thus free of demands and specifications and provides help for the work content of the individual company, i.e. also for medical practices, to achieve the set goals simply and safely.

Structured for success

General practitioners and specialists are faced with the task of proactively acting successfully in an increasingly complex environment with many imponderables – and not just reacting passively without greater freedom to make decisions. This can be achieved with the help of entrepreneurial practice management in the form of professionally implemented best practice management.

The term refers to the totality of all business management regulations, instruments, measures and behavioural patterns that are applied – across all disciplines – in the fields of action of

• planning,
• organisation,
• market research,
• leadership and cooperation,
• time and self-management,
• patient management,
• marketing and
• financial management

must be used to ensure smoothly functioning practice operations even under changing stresses. At the same time, they define the entrepreneurial medical activities in the basic management functions „analysis“, „planning“, „implementation“ and „control“ from „A“ like „adherence“ to „Z“ like „target group“.

Management at a glance

The standard is a native, i.e. directly derived from the concrete practice activity, orientation parameter for the best possible practice management quality. Since it is a catalogue of criteria, doctors can easily analyse their practice management on their own. A scaling procedure makes the whole thing quantifiable and measurable. In this way, the complex events of managing a practice can be mapped, assessed and controlled with key figures.

The Best Practices have not yet arrived in the daily practice routine

The objective of using the Best Practice Standard is a future-proof, flexible practice management, which equally

• the best possible quality of medical care for patients
• a balanced and motivating quality of work for doctors and medical assistants, and
• economic success.

However, German medical practices are still far away from this, because currently only 53% of the best practice standard is actually applied on average in the outpatient sector – across all speciality groups and practice forms or sizes. No wonder, then, that there are complaints about work pressure, stress, demotivation and patient dissatisfaction.

An example

One of the many business management tools for organisational optimisation is the walking distance analysis, because the spatial arrangement of the contact points and the coordination of work or the resulting walking distances have a significant influence on the time available for patient care. For example, the distance between the material room of a practice and the treatment room was 36 metres. The number of aisles / MFA and the time required for this meant that the practice team spent almost two hours per day walking between the two practice points. Relocating the materials room directly next to the treatment area – a corresponding option existed – freed up this time daily for other work.

Further information

GPs and specialists who want to examine the best practice status of their practice management can use the Practice Management Comparison© for this purpose. The validated survey, which can be carried out without the need for an on-site consultant, requires only thirty minutes of medical working time and identifies an average of forty suggestions for improving practice work.