Worum es geht
Die tägliche Zusammenarbeit zwischen niedergelassenen Ärzten und ihren Medizinischen Fachangestellten ist ein wesentlicher Bestandteil für den erfolgreichen Betrieb einer Arztpraxis. Wenn diese Zusammenarbeit nicht optimal gestaltet ist, führt das nicht nur zu ineffizienten Abläufen, sondern auch zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten. Hier sind die zehn Fehler, die in Praxismanagement-Betriebsvergleichen am häufigsten identifiziert werden und Vorschläge, wie sie, besonders in Anbetracht des Fachkräftemangels, vermeidbar sind.
🫢 Mangelnde Kommunikation
Einer der größten Fehler ist unzureichende oder ineffektive Kommunikation innerhalb des Praxis-Teams. Werden Informationen nicht weitergegeben, entstehen Fehler und Missverständnisse. Regelmäßige Team-Meetings und Feedback-Gespräche sowie ein offener Kommunikationsstil helfen, dieses Problem zu lösen.
🫢 Unklare Zuständigkeiten
Wenn nicht klar ist, wer wofür verantwortlich ist, kommt es zu Überlappungen, Doppelarbeiten und zur Vernachlässigung von Aufgaben. Ein klar strukturierter Aufgaben- und Verantwortlichkeitskatalog schafft hier Abhilfe.
🫢 Übermäßige Kontrolle
Viele Ärzte neigen dazu, ihre Mitarbeiter zu stark zu kontrollieren, was deren Eigeninitiative hemmt. Vertrauen in die Leistung der Mitarbeiterinnen ist nicht nur eine Wertschätzung, sondern stärkt auch das Selbstbewusstsein und die Verantwortung, zudem entlastet sich der Praxisinhaber selbst.
🫢 Unausgewogene Arbeitsbelastung
Sind manche Mitarbeiter überlastet, während andere zu wenig zu tun haben, ist die Effizienz der Arbeit eingeschränkt und die Gefahr von Konflikten groß. Deshalb sollten die Arbeitsaufgaben sollten regelmäßig überprüft und, wenn nötig, neu verteilt werden.
🫢 Mangelnde Anerkennung
Es ist demotivierend, wenn gute Arbeit als selbstverständlich angesehen und nicht gewürdigt wird. Einfache Dinge wie ein Dankeschön oder kleine Belohnungen für das Team in Form können sehr viel bewirken.
🫢 Fehlende Flexibilität
Rigide und inflexible Arbeits- und Urlaubszeiten, Überstunden, aber auch fehlende Pausenzeiten führen automatisch zu Unzufriedenheit in der Belegschaft. Wo es möglich ist, sollten deshalb flexible Arbeitsmodelle angeboten werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.
🫢 Unzureichende Einarbeitung
Neue Mitarbeiterinnen werden oft „ins kalte Wasser geworfen“, was die Eingewöhnungsphase für alle Beteiligten erschwert. Ein strukturierter Einarbeitungsplan kann hier Wunder wirken.
🫢 Unklare Prioritäten
Wissen Mitarbeiterinnen nicht, welche Aufgaben Vorrang haben, gerät der Arbeitsfluss ins Stocken. Deshalb sollten Prioritäten klar kommuniziert und am besten zusammen festgelegt werden.
🫢 Vernachlässigung des Mitarbeiter-Feedbacks
Praxisinhaber geben ihrem Personal kein Feedback zu ihrer Leistung. Das führt zu Orientierungslosigkeit und Frustration. Die Gabe von Feedback ist eine essenzielle Führungs-Aufgabe und muss regelmäßig wahrgenommen werden.
🫢 Mangelnde Transparenz bei Entscheidungen
Ärzte treffen zu häufig Entscheidungen, die das Team betreffen, ohne deren Input zu berücksichtigen oder sie zu erläutern. Daraus resultieren Entfremdung und Misstrauen. Die Lösung besteht in Erklärungen und der Schaffung von Transparenz bei Entscheidungsprozessen. So lassen sich Vertrauen aufbauen und das Gefühl der Zugehörigkeit stärken.
Fazit
Die Auflistung zeigt, wie komplex die tägliche Zusammenarbeit in einer Arztpraxis ist. Um eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen, ist es wichtig, die oben genannten Fehler zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen. Ein respektvoller und aufgeschlossener Umgang mit den Medizinischen Fachangestellten wird nicht nur die Arbeitsatmosphäre verbessern, sondern auch die allgemeine Effizienz und Patientenbetreuung positiv beeinflussen.
Das Führungs-Instrument Nr. 1: Feedback
Im Praxisalltag ist es, wie bereits beschrieben, im übertragenen Sinne ein “Kunstfehler” von Ärzten, ihren Mitarbeiterinnen kein konstruktives Feedback zu geben. Dieses Versäumnis verhindert eine Vielzahl positiver Auswirkungen auf die Teamdynamik, die Leistung und die Qualität der medizinischen Versorgung:
📌 Status-Bestimmung: Konstruktives Feedback ermöglicht es den Mitarbeiterinnen, ihre Stärken zu erkennen und an ihren Schwächen zu arbeiten.
📌 Motivation und Engagement: Mitarbeiterinnen, die regelmäßig Feedback erhalten, fühlen sich wertgeschätzt und motiviert. Ein Mangel an Feedback kann hingegen zu Frustration und Demotivation führen. Konstruktives Feedback zeigt, dass Ärzte sich für die Entwicklung und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiterinnen interessieren, was das Engagement im Team stärkt.
📌 Verbesserung der Teamkommunikation: Feedback fördert auch die offene Kommunikation innerhalb des Teams. Es schafft eine Atmosphäre, in der Mitarbeiterinnen bereit sind, Bedenken anzusprechen, Ideen vorzubringen und Fragen zu stellen. Eine transparente Kommunikation unterstützt das reibungslose Funktionieren des Teams und hilft, Missverständnisse zu vermeiden und insgesamt die Effizienz zu steigern.
📌 Vermeidung von Fehlern: Konstruktives Feedback dient dazu, Fehler zu identifizieren und zu korrigieren, bevor sie zu schwerwiegenden Problemen werden. Ärzte können ihre Mitarbeiterinnen ermutigen, sich offen über Probleme auszutauschen, um gemeinsam Lösungen zu finden und potenzielle Risiken zu minimieren.
📌 Steigerung der Patientenzufriedenheit und des Erfolges: Letztlich wirkt sich konstruktives Feedback positiv auf die Qualität der Patientenversorgung und das Betriebsergebnis aus.
📕 Alles, was Haus- und Fachärzte über professionelles Feedback wissen müssen, ist in dem QuickStart-Guide: „Feedback geben: Ein Leitfaden für Haus- und Fachärzte – Best Practices der Gesprächsführung für ein Plus an Leistung, Motivation und Erfolg von Praxis-Teams“ zusammengefasst, einschließlich Formulierungs-Hilfen für die Mitarbeiter-Gespräche.
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