Worum es geht

Keine Klage ist in Arzt-Kreisen so weitverbreitet wie die über mangelnde Zeit. Doch abgesehen von Situationen dramatischer Personal-Unterbesetzung wäre sie obsolet, wenn die Praxisinhaber und ihre Mitarbeiterinnen ihre Zeitverwendung professionell managen würden.

Gründe für „Zeitmangel“

Patientenbetreuung, Administration, Umsetzung notwendiger Veränderungen, Test von Innovationen und Privatleben: Ärzte und MFA klagen immer wieder über zu wenig Zeit. Analysen zeigen jedoch, dass ein Drittel der zur Verfügung stehenden Zeit in Arztpraxen durch Fehljustierungen des Managements regelrecht verschwendet wird. Vier Gründe sind hierfür verantwortlich:

Fehlende Transparenz

Die meisten Ärzte und Mitarbeiterinnen meinen zu wissen, welche Tätigkeiten sie ausführen und wie lange sie hierfür benötigen. Wird das Tagespensum jedoch dokumentiert, zeigen sich gravierende Unterschiede zwischen Annahmen und Realität. Doch wer diesen Einblick nicht hat, kann seine Zeit auch nicht sinnvoll nutzen.

Professionelles Zeitmanagement basiert damit als Erstes auf einer detaillierten Status-Bestimmung von Tätigkeiten, zugehörigen Zeiten und der Verteilung bzw. Abfolge.

Reaktives Handeln

Was ist wichtig, was ist dringend, was kann delegiert werden? Statt mit eindeutigen Zielen und klaren Prioritäten abgestimmt die Arbeit vorausschauend aktiv zu planen und zu steuern, lassen sich die meisten Praxis-Teams passiv und reaktiv durch die Anforderungen bestimmen.

Ein Beispiel ist die am Telefon häufig verwendete Formulierung: „Wann möchten Sie denn kommen?“ Im Sinne der Patientenorientierung ist das zunächst ein freundlicher Ansatz, aus organisatorischer und zeitmanagementbezogener Sicht ein gravierender Fehler. Besser wird die Alternativ-Formulierung: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten…“ verwendet.
Telefonate mit derartigen Terminangeboten bieten drei Vorteile:

sie sind im Mittel 39 Sekunden kürzer, auf 100 Telefonate ergibt sich eine Stunde Zeitersparnis pro Tag. Theoretisch hochgerechnet auf ein Jahr sind das – um sich die Dimension einmal zu verdeutlichen – 260 einsparbare Stunden, mit einem durchschnittlichen MFA-Stundenlohn von € 13 bewertet knapp € 3.400 monetäre Verschwendung,
bei gleicher Freundlichkeit des Angebots – Patienten empfinden zwischen den Formulierungen diesbezüglich keinen Unterschied – werden die Terminbelegung und damit die Arbeitszeitauslastung der Praxis optimiert,
hinzukommt, dass die Patienten die Angebotsvariante als deutlich professioneller empfinden.

Mangelnde Disziplin

Sowohl Ärzte als auch die Mitarbeiterinnen lassen sich zu häufig ablenken und unterbrechen. Diese Aspekte führen dazu, dass Tätigkeiten mehrfach neu begonnen werden müssen und im Durchschnitt zeitlich doppelt so lange benötigen wie bei einer durchgehenden Bearbeitung am Stück.

Starre Mindsets

In Arztpraxen findet sich eine Vielzahl von Routinen. Dabei handelt es sich vordergründig um bewährte Abläufe, die die Arbeit erleichtern, da man nicht mehr über die Abwicklung nachdenken muss, alles funktioniert mehr oder weniger automatisch. Auf diese Weise wirken sich Routinen einerseits teilweise positiv auf Effizienz, Produktivität und auch Motivation aus, vor allem, wenn der Arbeitsdruck groß ist.

Sie haben aber auch einen entscheidenden Nachteil, der allerdings weniger in ihnen selbst begründet ist als in den Anwendern: sie werden zu selten auf ihre Existenzberechtigung und Tragfähigkeit hin überprüft. Ursächlich ist eine Bequemlichkeit, die geschaffene Komfortzonen zu verlassen. Doch nicht mehr zeitgemäße Routinen verschlechtern die Arbeitssituation, dieser Prozess erfolgt meint schleichend und unbemerkt.

Zeit-Optimierung ist nur ganzheitlich erfolgreich

Was vielen Ärzten fehlt, ist

ein auf ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnittenes ganzheitliches Zeitmanagement,
mit dessen Hilfe sie eigenbestimmt zu einer systematischen Einteilung und planvollen Nutzung ihrer Arbeitszeit gelangen.

Aber auch für Praxisinhaber, die von der geschilderten Problematik nicht akut betroffen sind, ist es unter Berücksichtigung dieser Definition hilfreich,

das eigene Zeitmanagement regelmäßig zu überprüfen und
die „Effizienz-Killer“, die sich leicht einschleichen können, frühzeitig zu beseitigen und
bislang ungenutzte Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Der Begriff „ganzheitliches Zeitmanagement“ umfasst zum einen den persönlichen Umgang mit der Zeit durch Anwendung der hierfür geeigneten Techniken, zum anderen die Gestaltung des Praxismanagements, das den Handlungsrahmen definiert.

Je umfassender die Praxisführung Best Practice-ausgerichtet ist, d. h. je mehr Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen eingesetzt werden, die einen nachhaltig funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten, desto geringer ist der ärztliche Zeitaufwand für die Steuerung.

Zeitmanagement ist in dieser Definition das Gegenteil von Stoppuhr- und Fließbandmedizin. Es führt durch die Erschließung zeitlicher Freiräume zu Druckbeseitigung, Entspannung und Harmonisierung.

Wie unterstützt der Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“ niedergelassene Ärzte bei der Optimierung ihrer Zeitverwendung?

Die ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters umsetzbare, validierte Zeitmanagement-Fernanalyse ist darauf ausgerichtet,

Defizit- und Risikobereiche des Zeit- und Praxismanagements zu identifizieren und
Optimierungsmöglichkeiten für zeitliche Freiräume aufzuzeigen.

Der Valetudo Check-up© eignet sich auch für Praxisinhaber, die bislang keinen Zeitdruck empfinden, denn erfahrungsgemäß verfügen ihre Praxen ebenso über ungenutzte Reserven oder über Fehljustierungen, die erst mittelfristig zu Problemen führen können.

Alle Informationen zum Valetudo Check-up© „Ganzheitliches Zeitmanagement“ im Überblick…

General practitioners and specialists: those who complain about a lack of time are responsible for it themselves

What it’s all about

No complaint is as widespread in doctor circles as the one about lack of time. But apart from situations of dramatic understaffing, it would be obsolete if practice owners and their staff managed their use of time professionally.

Reasons for „lack of time“.

Patient care, administration, implementing necessary changes, testing innovations and private life: Doctors and MFAs complain again and again about too little time. However, analyses show that one third of the available time in medical practices is downright wasted due to misalignments in management. Four reasons are responsible for this:

Missing transparency

Most doctors and staff think they know what activities they perform and how long they need to do them. However, if the daily workload is documented, serious differences between assumptions and reality become apparent. But if you don’t have this insight, you can’t use your time wisely.

Professional time management is therefore based first of all on a detailed status determination of activities, associated times and the distribution or sequence.

Reactive action

What is important, what is urgent, what can be delegated? Instead of actively planning and controlling work in a forward-looking manner with clear goals and priorities, most practice teams allow themselves to be passively and reactively determined by requirements.

An example is the frequently used formulation on the phone: „When would you like to come in?“ In terms of patient orientation, this is initially a friendly approach, but from an organisational and time management perspective it is a serious mistake. It is better to use the alternative formulation: „I can offer you the following appointments…“. Telephone calls with such appointment offers have three advantages:

they are on average 39 seconds shorter, and for every 100 telephone calls they save one hour of time per day. Theoretically extrapolated to a year, that is – to illustrate the dimension – 260 hours that can be saved, with an average MFA hourly wage of € 13 valued at almost € 3,400 monetary waste,
with the same friendliness of the offer – patients do not feel any difference between the formulations in this respect – the appointment booking and thus the working time utilisation of the practice are optimised,
in addition, the patients perceive the offer variant as clearly more professional.

Lack of discipline

Both doctors and staff are too often distracted and interrupted. These aspects lead to activities having to be restarted several times and taking twice as long on average as if they were processed continuously at a stretch.

Rigid mindsets

A multitude of routines can be found in medical practices. On the surface, these are tried-and-tested procedures that make the work easier, since one no longer has to think about the processing; everything works more or less automatically. In this way, routines on the one hand have a partly positive effect on efficiency, productivity and also motivation, especially when the work pressure is great.

However, they also have a decisive disadvantage, which is less due to them than to the users: they are too rarely checked for their raison d’être and viability. The cause is a comfort with leaving the comfort zones that have been created. But routines that are no longer up to date worsen the work situation; this process takes place insidiously and unnoticed.

Time optimisation is only successful holistically

What many doctors lack is

holistic time management tailored to their personal needs,
with the help of which they can systematically organise and plan the use of their working time.

But even for practice owners who are not acutely affected by the problems described, it is helpful, taking this definition into account,

regularly review their own time management and
eliminate the „efficiency killers“ that can easily creep in at an early stage and
identify previously unused optimisation opportunities.

The term „holistic time management“ encompasses, on the one hand, the personal handling of time through the application of techniques suitable for this purpose and, on the other hand, the design of the practice management that defines the framework for action.

The more comprehensively the practice management is best practice-oriented, i.e. the more regulations, instruments and behavioural patterns are used that ensure a sustainably functioning practice operation, the less time doctors need to spend on management.

Time management in this definition is the opposite of stopwatch and assembly line medicine. It leads to the elimination of pressure, relaxation and harmonisation through the development of temporal freedom.

The validated remote time management analysis, which can be implemented without the need for an on-site consultant, is designed to,

identify deficit and risk areas in time and practice management and
to identify optimisation opportunities for freeing up time.

The Valetudo Check-up© is also suitable for practice owners who have not felt any time pressure so far, because experience shows that their practices also have unused reserves or misalignments that can only lead to problems in the medium term.

Haus- und Fachärzte: Wer über Zeitmangel klagt, ist selbst dafür verantwortlich