Worum es geht
Die Identifikation ungenutzter Effizienz-Spielräume im Praxismanagement ist für Ärzte essenziell, da sie eine signifikante Steigerung der Arbeitsproduktivität ermöglicht und dazu führt, das gleiche Arbeitsvolumen mit geringerem Aufwand zu erledigen. Das führt nicht nur zu einer verbesserten Patientenversorgung durch optimierte Abläufe und reduzierte Wartezeiten, sondern auch zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit durch verbesserte und entschlackte Arbeitsprozesse. Weiterhin erlaubt die Ausschöpfung dieser Potenziale eine bessere Ressourcen-Nutzung, was wiederum die finanzielle Performance der Praxis stärkt. Letztlich fördert die Erkennung und Umsetzung dieser Effizienzsteigerungen die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit der Praxis in einem sich ständig wandelnden Gesundheitsmarkt.
Der folgende Selbsttest ermöglicht Ihnen eine Einschätzung des bislang ungenutzten Effizienz-Potenzials Ihres Betriebes.
WorkplaceScan-Meter
Beantworten Sie die nachstehend aufgeführten 30 Aussagen / Fragen vollständig nach folgenden Kriterien und vergeben Sie jeweils den zugehörigen Punktwert:
- 0: Trifft überhaupt nicht zu
- 1: Trifft eher nicht zu
- 2: Teils / teils
- 3: Trifft überwiegend zu
- 4: Trifft vollkommen zu
Addieren Sie abschließend die sich ergebenden Punktzahlen.
WorkplaceScan-Survey
- Ich habe klare, messbare Ziele für mein Praxisteam definiert.
- Ich überprüfe und aktualisiere die Praxisstrategie regelmäßig.
- Die finanzielle Performance der Praxis entspricht meiner Zielsetzung.
- Wir entwickeln die Praxis kontinuierlich weiter, u. a. mithilfe eines internen Vorschlagwesens.
- Meine Mitarbeiter sind in Entscheidungsprozesse involviert.
- Die Kommunikation im Team ist klar und effektiv.
- Die Mitarbeiterinnen arbeiten weitgehend autark und lösen Probleme selbstständig.
- Ich führe regelmäßig Fortbildungen für mein Team durch.
- Es gibt klare Verantwortlichkeiten und Rollen im Team.
- Es gibt regelmäßige, geplante und vorstrukturierte Team-Meetings.
- Wir führen morgens im Team eine Kurzbesprechung zum Tagesplan durch.
- Ich gebe meinem Personal regelmäßig konstruktives Feedback.
- Ich setze gezielt Maßnahmen des Team-Buildings ein, z. B. gemeinsame private Aktivitäten.
- Die Strukturen und Prozesse unserer Arbeit werden regelmäßig überprüft.
- Die Patientenwartezeiten auf Termine und in der Praxis sind optimiert.
- Ich nutze digitale Technologien zur Effizienzsteigerung (Spracherkennung, Videosprechstunde, Online-Termine etc.)
- Ich habe mein Zeitmanagement auf der Basis einer umfassenden Tätigkeitsanalyse gestaltet und überprüfe es regelmäßig.
- Es gibt nur in Ausnahme-Fällen Überstunden.
- Die Arbeitsbelastung ist gleichmäßig im Team verteilt.
- Die Einteilung zwischen Arbeitszeit und privatem Leben entspricht vollständig meinen Vorstellungen.
- Alle erbrachten Leistungen werden detailliert und vollständig erfasst.
- Ich steuere das Praxismanagement mit Kennziffern.
- Die Praxisräumlichkeiten sind optimal für den Workflow gestaltet, alle Laufwege optimiert.
- Ich setze auf nachhaltige Praxisführung und Ressourcen-Nutzung.
- Die Mitarbeiterzufriedenheit wird regelmäßig bewertet.
- Das PVS ist auf dem neuesten Stand und wird mit allen Funktionen genutzt.
- Die Fluktuation des Personals ist gering.
- Die Arbeitsprozesse werden regelmäßig auf Effizienz überprüft.
- Wir nutzen regelmäßig gezielt erhobenes Patienten-Feedback, um das Praxismanagement zu verbessern.
- Die Patientenbindung ist sehr stark, die Weiterempfehlungsbereitschaft hoch.
WorkplaceScan-Analysis
0-24 Punkte: Grundlegender Verbesserungsbedarf
Praxen in dieser Kategorie stehen vor signifikanten Herausforderungen im Praxismanagement. Derartige Betriebe weisen in der Regel erhebliche Mängel in den grundlegenden Bereichen des Praxismanagements auf, wie etwa in der Patientenbetreuung, Mitarbeiterführung, Organisation und Finanzverwaltung. Oft mangelt es an einem kohärenten Planungs- und Kontrollsystem, und es fehlen effiziente Prozesse für den täglichen Betrieb. Es besteht ein dringender Bedarf für strukturelle Veränderungen und Optimierungen, um die Basis für ein effizientes Praxismanagement zu schaffen. DIe Durchführung eines Praxismanagement-Betriebsvergleichs wird dringend empfohlen.
25-48 Punkte: Ungenutzte Effizienz-Reserven
In dieser Kategorie liegende Praxen haben bereits einige Aspekte des Praxismanagements implementiert, jedoch bleiben zahlreiche Potenziale ungenutzt. Praxisinhaber profitieren aber von einer tieferen Analyse und Umstrukturierung in Bereichen wie Patientenbetreuung, Zeitmanagement, interne Kommunikation und Marketing. Es besteht ein deutliches Potenzial für Effizienzsteigerungen, das durch gezielte Maßnahmen und Strategieanpassungen realisiert werden kann. Ein Praxismanagement-Benchmarking zeigt die wesentlichen Verbesserungen auf.
49-72 Punkte: Raum für Verbesserungen
Praxen in dieser Punkteklasse funktionieren gut, jedoch gibt es noch Raum für bedeutende Verbesserungen. Sie verfügen in der Regel über effektive Praxismanagement-Systeme und -Prozesse, aber es fehlt an Feinabstimmung und Optimierung. Hier liegt der Fokus auf der Verbesserung der Qualität und Effizienz bestehender Prozesse, der Weiterentwicklung der Mitarbeiterkompetenzen und der Stärkung der Patientenbeziehungen. Ein Praxismanagement-Benchmarking zeigt die relevanten Ansatz-Punkte.
73-96 Punkte: Nahe am optimalen Praxismanagement
Praxen in dieser Kategorie sind bereits hervorragend aufgestellt und nahe daran, ein optimales Praxismanagement zu erreichen. Sie verfügen über ausgefeilte Managementpraktiken, effiziente Prozesse und eine starke Patientenorientierung. Der Schwerpunkt für diese Praxen liegt auf der Feinabstimmung und der kontinuierlichen Verbesserung, um die letzten Lücken zu schließen. Hier geht es vor allem um die Verfeinerung von Details, die Erhöhung der Patientenzufriedenheit und die Optimierung von Abläufen. Ein Praxismanagement-Benchmarking kann helfen, die letzten Lücken zu schließen.
97-120 Punkte: Nahezu optimales Praxismanagement
Praxen, die in diese höchste Kategorie fallen, haben ein nahezu optimales Praxismanagement erreicht. Sie zeichnen sich durch herausragende Leistungen in allen Bereichen des Praxismanagements aus und setzen Best Practices konsequent um. Für diese Betriebe besteht die Herausforderung darin, den erreichten hohen Standard aufrechtzuerhalten und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, um auf Veränderungen im Gesundheitswesen reagieren zu können. Ein Praxismanagement-Benchmarking kann hier als Bestätigung des hohen Niveaus dienen und helfen, zukünftige Strategien zur Weiterentwicklung und Anpassung an neue Herausforderungen zu planen.
Weiterführende Informationen
Möchten Sie wissen, wie ein solches Benchmarking funktioniert und welche Vorteile er sonst noch bietet? Dann sollten Sie einen Blick in die Publikation “Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte – Methode, Anwendung und Nutzen” werfen. Sie beschreibt detailliert, wie Sie als Haus- oder Facharzt von diesem Ansatz profitieren können.
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QuickStart-Guide zum Thema:“Effizientes Praxismanagement“
Worum es geht
In der Welt des Gesundheitswesens ist ein effizientes Praxismanagement der Schlüssel zum Erfolg. Dieser Kurz-Ratgeber beschreibt, wie Sie Ihre Arztpraxis auf ein höheres Niveau bringen können, indem Sie bewährte Managementprinzipien und -strategien anwenden.
Zielsetzung und Strategie: Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Praxisführung besteht darin, klare, messbare Ziele für Ihr Team zu definieren. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Praxisstrategie, um sicherzustellen, dass diese mit Ihren finanziellen Zielen und der kontinuierlichen Entwicklung Ihrer Praxis im Einklang steht.
Team-Management und Mitarbeiterentwicklung: Die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse und die Förderung klarer, effektiver Kommunikation sind entscheidend. Fördern Sie die Autonomie Ihrer Mitarbeiter und lösen Sie Probleme selbstständig. Organisieren Sie regelmäßige Fortbildungen, etablieren Sie klare Verantwortlichkeiten und führen Sie strukturierte Team-Meetings durch, einschließlich täglicher Kurzbesprechungen zur Planung.
Feedback und Team-Building: Regelmäßiges konstruktives Feedback und gezielte Team-Building-Maßnahmen, wie gemeinsame Aktivitäten, stärken den Teamgeist und die Mitarbeiterzufriedenheit.
Optimierung von Strukturen und Prozessen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Arbeitsstrukturen und -prozesse. Nutzen Sie digitale Technologien zur Effizienzsteigerung und stellen Sie sicher, dass Ihre Praxisräumlichkeiten und Arbeitsprozesse optimal gestaltet sind. Die gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung und eine ausgewogene Work-Life-Balance sind ebenfalls essenziell.
Leistungsmanagement und Patientenbetreuung: Eine detaillierte und vollständige Erfassung aller erbrachten Leistungen, gesteuert durch Kennzahlen, ist unerlässlich. Minimieren Sie Wartezeiten für Patienten und nutzen Sie Patienten-Feedback zur stetigen Verbesserung Ihrer Praxis. Eine starke Patientenbindung und hohe Weiterempfehlungsbereitschaft sind Zeichen eines erfolgreichen Praxismanagements.
Nachhaltigkeit und Personalmanagement: Setzen Sie auf nachhaltige Praxisführung und Ressourcen-Nutzung. Eine regelmäßige Bewertung der Mitarbeiterzufriedenheit, moderne Patientenverwaltungssysteme und die Minimierung von Personalfluktuation sind wichtige Faktoren.
Fazit
Indem Sie diese Elemente in Ihrem Praxismanagement berücksichtigen, können Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, sondern auch ein Arbeitsumfeld schaffen, das sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Patienten optimal ist.
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