❓Worum es geht
Der Begriff der Insuffizienz steht nicht nur medizinisch für ein ernsthaftes Problem, sondern auch in Bezug auf das Praxismanagement.
➡️ Was bedeutet Insuffizienz in der Medizin?
Der Begriff “Insuffizienz” wird in der Medizin verwendet, um eine unzureichende Funktion oder Leistung eines Organs, Gewebes oder Systems zu beschreiben. Dabei handelt es sich um einen Zustand, in dem die jeweilige Einheit ihre Aufgabe nicht mehr vollständig erfüllen kann, was zu verschiedenen Krankheitssymptomen oder Komplikationen führen kann. Insuffizienz kann in verschiedenen medizinischen Kontexten auftreten, beispielsweise als Herzinsuffizienz, Niereninsuffizienz oder auch als hormonelle Insuffizienz.
➡️ Übertragung auf das Praxismanagement
In einem Kontext des Praxismanagements beschreibt der Begriff “Insuffizienz” ein Szenario beschreiben, in dem das Management einer Arztpraxis in bestimmten oder allen Bereichen nicht demn Best-Practice-Standard entspricht. Dias kann sich in allen Aktionsbereichen des Praxismanagements manifestieren, von der Planung über Marktforschung, Organisation, Führung, Patientenbetreuung und Marketing bis zum Controlling.
Der Best Practice-Standard beschreibt alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die für eine auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierende Arbeit unerläßlich sind.
➡️ Symptomatik
Erste Symptome einer PMI treten, zu Beginn schleichend, in Form von Ärger, Stress und Unzufriedenheit auf, sowohl innerhalb des Teams als auch seitens der Praxisbesucher. Sie werden meist einzelnen Arbeits-Situationen zugerechnet, nehmen im weiteren Verlauf jedoch in ihrer Intensität deutlich zu.
Hauptsymptome der PMI sind:
- Dauerhafter Zeitmangel
- Häufige Überstunden
- Steigender Arbeitsdruck
- Eine zunehmende Fehlerquote
- Unzufriedene Patienten
- Konflikte im Praxisteam
- Demotivation.
Zudem gibt es auch symptomlose Verläufe, die durch verdeckte Risikofaktoren entstehen und die erst mittel- bis langfristig, dann aber schlagartig wirksam werden.
➡️ Grade der PMI
Aufgrund der Schilderungen von Ärzten und Medizinischen Fachangestellten sowie von Patienten und – bei Facharztpraxen – Zuweisern – kann die PMI grob in vier PMI-Grade unterteilt werden:
- PMI-Grad I
Praxisteams berichten über keine größeren Probleme, die während ihrer Arbeit auftreten, es existieren jedoch Risikofaktoren, die aber noch nicht zur Wirkung gelangt sind.
- PMI-Grad II
Arzt / Ärzte und Mitarbeiterinnen sind kontinuierlich wiederkehrenden Problemen bei ihrer Arbeitserledigung ausgesetzt. Sie werden jedoch noch nicht als sehr gravierend empfunden und beeinträchtigen die Arbeitsqualität nur in geringerem Ausmaß.
- PMI-Grad III
Das Praxismanagement ist durch eine Vielzahl von täglich auftretenden Problemen gekennzeichnet, die sich in ihrem Zusammenwirken dauerhaft und spürbar auf die Arbeitsqualität, das Praxisteam selbst und die Patienten auswirken. Die Arbeitsatmosphäre ist durch wechselnde Intensitäten von Hektik und Stress charakterisiert, erste Patienten beschweren sich, Arbeiten bleiben teilweise unerledigt.
- PMI-Grad IV
Praxisteams sind kaum noch in der Lage, das tägliche Arbeitspensum zu erledigen. Es fallen viele Überstunden an, Patienten wandern kontinuierlich ab, der Zugang neuer Patienten erfolgt hierzu nur unterproportional.
➡️ Die PMI in deutschen Arztpraxen
Betriebsvergleiche zeigen, dass Haus- und Fachärzte bei ihrer Praxisführung im Durchschnitt nur die Hälfte des Best-Practice-Standards umsetzen, die PMI also im ambulanten Sektor manifestiert ist. Diese Situation führt zu einer Reihe von Problemen:
- Die Patientenversorgung und -betreuung sind schlechter als es eigentlich möglich wäre, denn die medizinische Leistung kommt nicht in vollem Umfang den Patienten zugute. Beispielsweise unterbrechen Ärzte, die unter Zeitdruck stehen, die Symptom-Schilderungen ihrer Patienten bereits nach wenigen Sekunden und treffen Entscheidungen, ohne alle Fakten zu kennen. Hinzu kommen Informations- und Kommunikations-Defizite bei der Kooperation mit anderen Leistungsanbietern.
- Die Arbeitsbelastung des Teams ist größer als notwendig, es wird viel und lange gearbeitet, das Arbeitsergebnis ist aber im Vergleich dazu nur unterdurchschnittlich, da die Arbeit nicht zu bewältigen ist. Effizienz und Produktivität des Praxisteams sind eingeschränkt, es entsteht ein Hamsterrad-Effekt. Das Personal entwickelt im Zeitablauf zwar Mechanismen, mit der PMI und ihren Folgen umzugehen, diese punktuellen Nachbesserungen lösen aber nicht die Grundprobleme. In einigen Fällen verstärken sie die negativen PMI-Auswirkungen sogar noch.
- Die PMI schränkt generell die Leistungsfähigkeit und Entwicklungs-Möglichkeiten einer Praxis ein, denn wichtige Tätigkeiten kommen zu kurz, da für sie keine Zeit ist (z. B. Qualifizierung der MFA, Umsetzung von notwendigen Veränderungen etc.), Flexibilität und Reagibilität sinken ebenso wie die Arbeitsmotivation.
- Die Bewertung der Praxisleistung verschlechtert sich durch eine sukzessiv wachsende Unzufriedenheit der Patienten, die Weiterempfehlungsbereitschaft sinkt ebenfalls.
- Das Praxisergebnis entspricht nicht den Möglichkeiten.
➡️ Diagnostik und Therapie der PMI
Ein Praxismanagement-Betriebsvergleich, wie er im IFABS durchgeführt wird, kann solche Insuffizienzen identifizieren. Die Diagnose einer “Management-Insuffizienz” sollte der erste Schritt zu deren Behebung sein. Durch den Vergleich der bestehenden Praxisführung mit dem Best-Practice-Standard können konkrete Verbesserungsvorschläge entwickelt werden.
❓Was können Ärzte gegen die PMI tun?
Die Erkenntnisse aus einem Praxismanagement-Betriebsvergleich identifizieren den Grad der PMI und zeigen die praxisindividuellen Lösungen zur Behebung der identifizierten Insuffizienz auf. Hierfür wird die Praxisführung mit dem Best Practice-Standard verglichen. Diese validierte Leitlinie beschreibt alle Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen, die in den Aktionsbereichen der Praxisführung, von der Planung über Marktforschung, Organisation, Führung, Patientenbetreuung und Marketing bis zum Controlling, für eine auch unter wechselnden Anforderungen reibungslos funktionierende Arbeit unerlässlich sind.
ℹ️ Möchten Sie wissen, wie der Convenience-Ansatz funktioniert und welche Vorteile er bietet? Dann sollten Sie einen Blick in die Publikation “Benchmarking des Praxismanagements für Haus- und Fachärzte – Methode, Anwendung und Nutzen” werfen. Sie beschreibt detailliert, wie Sie als Haus- oder Facharzt von diesem Ansatz profitieren können.
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