Worum es geht

Der Alltag in einer Arztpraxis kann zahlreiche Herausforderungen bergen, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Patienten beeinträchtigen. Um diesen Herausforderungen effektiv begegnen zu können, ist es entscheidend, regelmäßig eine Selbstüberprüfung des Praxismanagements durchzuführen. Dieser WorkplaceScan ermöglicht Haus- und Fachärzten, ihr Praxismanagement zu bewerten und zu erkennen, wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht.

SkillScan-Meter

Beantworten Sie die nachstehend aufgeführten 30 Aussagen vollständig nach folgenden Kriterien und vergeben Sie jeweils den zugehörigen Punktwert:

• 0: Trifft überhaupt nicht zu
• 1: Trifft eher nicht zu
• 2: Teilweise zutreffend
• 3: Trifft überwiegend zu
• 4: Trifft vollkommen zu

Addieren Sie abschließend die sich ergebenden Punktzahlen.

SkillScan-Survey

1. Die Arbeitsabläufe in meiner Praxis sind häufig ineffizient und zeitraubend.
2. Konflikte im Team beeinträchtigen oft das Arbeitsklima.
3. Ich habe das Gefühl, dass die Kommunikation innerhalb des Teams verbesserungswürdig ist.
4. Patientenbeschwerden über die Wartezeit oder den Service sind keine Seltenheit.
5. Das finanzielle Ergebnis der Praxis erfüllt nicht meine Erwartungen.
6. Ich fühle mich durch meine Tätigkeit übermäßig gestresst.
7. Mitarbeiter kommen häufig mit Problemen zu mir, die sie eigenständig lösen könnten.
8. Die Fluktuation im Team ist besorgniserregend hoch.
9. Doppelarbeiten und unnötige Prozesse belasten den Praxisalltag.
10. Fehler in der Behandlung oder Administration kommen vor und sind Anlass zur Sorge.
11. Die technische Ausstattung meiner Praxis entspricht nicht dem aktuellen Stand.
12. Neue Technologien werden in meiner Praxis nur zögerlich adaptiert.
13. Die Fortbildung und Entwicklung meiner Mitarbeiter liegt mir am Herzen, findet aber zu selten statt.
14. Die Patientenzufriedenheit könnte durch bessere Serviceangebote gesteigert werden.
15. Marketing und Patientenkommunikation werden in meiner Praxis vernachlässigt.
16. Die Organisation von Terminen und Abläufen ist verbesserungsfähig.
17. Ich habe mich bislang nur wenig um die strategische Ausrichtung und Zukunftsplanung meiner Praxis gekümmert.
18. Die Mitarbeiter sind mit ihrer Work-Life-Balance unzufrieden.
19. Qualitätssicherungsmaßnahmen werden nicht konsequent umgesetzt.
20. Erkannte Verbesserungen werden teilweise umgesetzt, nach einiger Zeit erfolgt jedoch ein Rückfall in die alten Routinen.
21. Mein persönliches Engagement für die Praxisführung übersteigt oft meine Kapazitäten.
22. Die Patientenbindung und -gewinnung stellt uns vor Herausforderungen.
23. Interne Abläufe sind oft nicht transparent genug für das gesamte Team.
24. Ich habe wenig Zeit für persönlichen Austausch mit den Patienten.
25. Die rechtlichen Rahmenbedingungen bereiten mir Sorgen und Herausforderungen.
26. Die Kostenkontrolle in der Praxis ist verbesserungsbedürftig.
27. Es mangelt an klar definierten Verantwortlichkeiten im Team.
28. Die Leistungserfassung ist lückenhaft.
29. Die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation in meiner Praxis variiert stark im Team.
30. Ich sehe Optimierungsbedarf in der Führung und Motivation meiner Mitarbeiter.

SkillScan-Analysis

0 – 24 Punkte: Minimaler Optimierungsbedarf

Ihre Praxis funktioniert in den meisten Bereichen hervorragend. Ein Praxismanagement-Benchmarking, das im folgenden Abschnitt beschrieben ist, könnte jedoch dazu beitragen, auch die letzten Feinheiten zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre Praxis weiterhin auf höchstem Niveau arbeitet.

25 – 48 Punkte: Leichter Verbesserungsbedarf

Es gibt einige Bereiche, in denen Ihre Praxis verbessert werden könnte. Ein gezieltes Benchmarking, das im folgenden Abschnitt beschrieben ist, hilft Ihnen, diese zu erkennen und gezielt anzugehen, um die Effizienz und Patientenzufriedenheit weiter zu steigern.

49 – 72 Punkte: Moderater Anpassungsbedarf

Ihre Praxis zeigt deutliche Anzeichen für Verbesserungsbedarf. Ein Benchmarking, das im folgenden Abschnitt beschrieben wird, ist empfehlenswert, um weitere Probleme frühzeitig zu identifizieren und durch gezielte Maßnahmen zu beheben, bevor sie sich negativ auf den Praxisbetrieb auswirken.

73 – 96 Punkte: Erheblicher Handlungsbedarf

In Ihrer Praxis bestehen signifikante Probleme, die unbedingt angegangen werden müssen. Eine umfassende Analyse und Neuausrichtung durch ein Praxismanagement-Benchmarking, das im folgenden Abschnitt beschrieben wird, sind dringend erforderlich, um die Qualität der Patientenversorgung und die Arbeitsbedingungen für Ihr Team zu verbessern.

97 – 120 Punkte: Akuter Handlungsbedarf

Ihre Arbeit weist erhebliche Mängel auf, die sofortiges Handeln erfordern. Ein detailliertes Praxismanagement-Benchmarking, das im folgenden Abschnitt beschrieben wird und eine umfassende Strategieüberarbeitung sind unumgänglich, um die Effizienz, Patientenzufriedenheit und Zukunftsfähigkeit Ihrer Praxis sicherzustellen.

Fazit

Dieser FOTAN-WorkplaceScan bietet einen ersten Ansatzpunkt, um die Effektivität Ihres Praxismanagements kritisch zu hinterfragen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Unabhängig von Ihrem Ergebnis kann aber ein Praxismanagement-Benchmarking grundsätzlich wertvolle Einblicke und Lösungsansätze bieten, um die Effizienz und Qualität Ihrer Praxis zu steigern. Die Durchführung kann Ihnen helfen, individuelle Strategien zu entwickeln und umzusetzen, um Ihre Praxis noch erfolgreicher zu machen und den Herausforderungen des Gesundheitswesens proaktiv zu begegnen.

Das Praxismanagement-Benchmarking in der Kurzübersicht

Was ist das Praxismanagement-Benchmarking?

• Ein seit zwanzig Jahren bewährtes und validiertes System zur Durchführung von 360-Grad-Analysen der Praxisführung und ihrer Effekte ohne die Notwendigkeit eines Vor-Ort-Beraters
• Erhebung der notwendigen Arzt-, MFA- und Patientenangaben mithilfe von Dokumentations-Bögen
• Für alle Fachrichtungen, Praxisformen und –größen geeignet (auch MVZ)

Was untersucht das Praxismanagement-Benchmarking?

• Alle Regelungen und Instrumente des Praxismanagements, von der Planung über Organisation, Führung, Marketing- und IGeL-Arbeit, Selbstmanagement etc. bis zum Controlling
• Teamwork-Qualität und Patientenzufriedenheit, Weiterempfehlungsbereitschaft

Worin besteht der Benchmarking-Vergleich?

• Abgleich mit den Resultaten, die für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb notwendig sind (Best-Practice-Benchmarking)
• Gegenüberstellung zu den repräsentativen Ergebnissen, die Praxisbetriebe der gleichen Fachgruppe durchschnittlich erreichen (Fachgruppen-Benchmarking, Basis: die anonymisierten Beschreibungen des Praxismanagements aus 15.000 Betrieben),
• Das doppelte Benchmarking gewährleistet eine objektive Beurteilung der Praxismanagement-Situation

Wann kann ein Praxismanagement-Benchmarking eingesetzte werden?

Die Technik ist nicht auf bestimmte Praxis-Situationen beschränkt, sondern:

• ist sowohl reaktiv bei existierenden Problemen zur Fehlerbeseitigung als auch proaktiv zur Fehlervermeidung einsetzbar, indem Ursachen identifiziert und Lösungen generiert werden,
• dient, jährlich wiederholt, dem Monitoring der Leistungsqualität und
• unterstützt alle Varianten der strategischen Entwicklung eines Praxisbetriebes.

Welchen Nutzen haben Praxisinhaber von der Durchführung?

Ein Praxismanagement-Benchmarking bietet sieben Analysen in einer Untersuchung

• Best Practice-Abgleich
• Fachgruppen-Gegenüberstellung
• Mitarbeiter-Befragung
• Patienten-Assessment
• Portfolio-Analyse
• SWOT-Ermittlung
• Optimierungs-Check.

Das Zusammenspiel ermöglicht, zu

• erkennen, wo die Praxis „steht“ (Positionsbestimmung, Betriebsvergleich)
• erfahren, inwieweit die Praxisarbeit geeignet ist, die Praxis-Strategie zielgerichtet umzusetzen
• identifizieren, welche Fehljustierungen des Praxismanagements zu einer Beeinträchtigung des Arbeitsalltags und zu unzufriedenen Patienten führen,
• zu überprüfen, ob alle für einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb notwendigen Regelungen, Instrumente und Verfahrensweisen vollständig sind,
• screenen, welche bislang ungenutzten Optimierungsansätzen der Praxisarbeit zur Erfolgssteigerung nutzbar sind, im Mittel werden 40 je Praxis aufgedeckt.

Wie groß ist der Aufwand für die Durchführung in der Praxis?

• Bearbeitungsprinzip für die Fragebögen: Ankreuzschema plus Freitext-Kommentare
• Kein Vorwissen, keine Unterlagen notwendig
• Bearbeitungszeiten: Arztbogen: ca. 30 Minuten, Angestellter Arzt: ca. 10 Minuten, MFA-Bogen: ca. 15 Minuten, Patientenbogen: ca. 2 Minuten

Wie werden die Ergebnisse vermittelt?

• Ein ausführlicher Auswertungsbericht (ca. 50 Seiten) im PDF-Format demonstriert mittels übersichtlicher Diagramme alles Wesentliche, Erklärungen zu allen Abbildungen und anschauliche zusammenfassende Grafiken verdichten die Resultate
• Das Benchmarking-Dashboard zeigt den Status auf einen Blick.
• Ein “Optimeter” beschreibt detailliert die Optimierungsmöglichkeiten der Praxisarbeit-
• Eine Expertise erläutert den Praxismanagement-Status und weist auf verdeckte Risikofaktoren hin, ergänzt um ein Zertifikat.